ビジネスメールにおける件名の書き方と参考にしたい例

ビジネスメール

ビジネスメールの件名には【】を使用して分かりやすくする

Hitori

ビジネスメールを受信した際、最初に目にするのが「件名」です。受信した側はそのビジネスメールの件名を見て、今すぐに開いたほうがいいのか、後回しにしてもいいのかを判断します。1日に何十件、何百件と大量のビジネスメールを受信する場合などでは、ほかの受信メールに埋もれてしまうような分かりにくい件名にしてしまうと、見落とされてしまう場合もあり得るということです。見落とされない分かりやすいビジネスメールの件名にするために、【】を使用することをおすすめします。

件名に【】を使用した具体的な例

必ず返信がほしいビジネスメールに関しては例として【要返信】、必ず目を通してほしいビジネスメールの例は【要確認】、急ぎの案件に関するビジネスメールの例として【緊急】など、件名の頭にどのような状況であるか、どういう内容のメールなのかを分かりやすく知らせるということが大切です。【】を使用して緊急度や重要度を伝えることができるので、メールによって使い分けるといいでしょう。例を参考にその時折にあったものを使いましょう。

ビジネスメールの件名には日付や数字を入れる

人は、自然と数字に目がいくものです。同じメールの件名でも、数字が入っているものの方が目につきやすい傾向にあります。例をあげるなら、明日までに参加、不参加の返信がほしい場合などの件名を「【明日〆切】飲み会の参加について」という件名よりも「【10/10返信〆切】飲み会の参加について」という件名にした方が目につきやすいということです。この場合も【】を使用して、どんな内容なメールなのか分かりやすくすると親切です。例に習って相手に伝わりやすいビジネスメールを心がけましょう。

具体的な名称を入れてビジネスメールの例

上記の例で使用した「飲み会」というワードをより深くわかりやすくするといいです。例としてあげてみますと「【10/10返信〆切】田中さん歓迎会の参加について」などの具体的な名称にすることで、タイトルを一目見ただけで何の内容のメールなのかが一目瞭然となります。例のごとく数字や具体的な名称を盛り込んで、一目で内容の分かる内容にしましょう。

ビジネスメールの件名は20文字程度に整える

メーラーによっては、件名が全部表示されない場合もあります。また、件名を無駄に長くすることによって、かえってメールの内容が分からなくなる場合もあります。そうすると、見落とされてしまうメールになりかねません。そのため、件名は分かりやすく20文字程度にまとめましょう。長い件名は分かりにくいからといって、【ご報告】【お願い】のみなどのシンプルすぎる件名も良くありません。

発信する立場でなく相手の立場に添ったビジネスメールを送る

発信する側からすれば、「昨日打ち合わせした内容を報告するメールなので、【報告】という件名で分かるだろう」と思ってしまうかもしれませんが、先方は昨日1日だけでも何件もの打ち合わせをしているかもしれません。短すぎず長すぎず20文字程度を参考に件名を作成してみてください。

ビジネスメールでの件名は【】を用いて強調しながら具体的な数字や名称を入れ例も参考に書こう

仕事ができる人は、メールの件名を見ただけで分かる場合が多いものです。ビジネスメールにおいての件名は、相手とスムーズに意思疎通を図り、円滑にビジネスを進めるためにとても重要なツールです。たかが件名と思わずに、相手に分かりやすい件名を作成して、ぜひスムーズなコミュニケーションを図ってください。ここであげた例を参考にしてみてください。

人気の転職サイト特集

doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

2016年11月29日ビジネス