メールの件名をつけるコツは? マナーや【】の使い方など

2016年11月29日ビジネスメール

Hitori

メールを受信した人が一番初めに目にする「件名」。メールに目を通してもらうには、適切な件名を付けることが重要です。件名を見て優先順位をつける人も少なくなく、場合によってはメールを開封してもらえない場合もあります。

そこで今回は、相手に用件を分かりやすく伝え、確実に開封してもらえるような件名を付けるポイント、件名を付ける際のマナーなどをまとめてご紹介しましょう。

件名を付けるときのポイント

具体的かつ簡潔に20文字以内で

件名を付ける際に最も重要なのは、見ただけでメール内容を把握できるように、具体的な用件を簡潔で分かりやすくすること。長すぎると読みにくかったり、途中で途切れたりする場合もあるので、20文字以内でまとめましょう。

具体名を記す

見積書送付のお願い→〇〇の見積書送付のお願い
新規案件のご相談→△△社新規案件のご相談

件名は具体的であればあるほど、用件が伝わりやすくなります。例えば、見積書の送付をお願いしたい場合。「見積書送付のお願い」でも問題はなさそうですが、「〇〇の見積書送付のお願い」などと書いて、“何の見積書”なのかを明記しておくと、相手にも親切です。

上記2つめの例で挙げた「新規案件のご相談」の場合も、社名やプロジェクト名を入れるだけで、より相手に内容が伝わりやすくなります。

日付や数字などを入れる

会議日程について→○月○日の会議日程について

会議や打ち合わせの日程をメールでする場合は、上記のように「○月○日」などと明記すると、相手も内容をより認識しやすくなります。

【】で強調する

【○月○日締め切り】△△セミナーの申し込み
【重要】××社案件の進捗確認について

より相手に伝えたい部分を【】で強調するのも1つの手です。受信ボックスのメール一覧の中でも、【】の部分が目立つので、メールを見落とされる可能性も少なくなるでしょう。

重要な連絡や、至急の対応をお願いする場合は、【重要】【要返信】といった件名を文頭に付ける方法もあります。ただ、こうした件名を多用するのは避けましょう。ちょっとした案件でも【重要】などと使っていては、信頼が薄れ、本当に重要な案件のときに見過ごされてしまいます。

件名を付ける際のマナー

用件が複数の場合は件名に併記

用件が複数に及ぶ場合は、件名にもそれを反映させましょう。例えば、「①〇〇の件 ②△△の件」などとすると分かりやすくなります。

返信メールの件名は「Re:」をつける

相手のメールに返信する場合は、「Re:」を残しておくようにしましょう。これを付けておくことで、返信メールであることが一目瞭然です。また、転送メールに付く「Fw:」も同様です。また、メールをやりとりするなかで話題が変わった場合は、「Re:」を付けずに、別の件名を付けて新規メールとして送ると、あとからメールを検索しやすくなり、便利です。

件名なしはNG

当たり前ですが、件名を空欄にしたままメールを送るのはNGです。そもそも件名がないと相手に用件が伝わりづらいですし、迷惑メールと判定される恐れもあります。必ず件名を付けるようにしましょう。

初めての相手にメールを送る場合

初めての相手にメールを送る場合は、特に件名が重要です。まずは、どこの誰が送ったメールなのかを明記するために、「【ご挨拶】株式会社〇〇の△△です」などと、会社名や氏名を入れるといいでしょう。「はじめまして」などの件名はスパムメールと判定される恐れもあります。ご注意ください。

まとめ

以上、件名を付ける際のポイント、マナーをご紹介しました。冒頭でも触れたように、メールの件名はとても重要です。優先順位が低いとみなされて返信を後回しにされたり、見落としてしまったりされることがないように、効果的な件名を付けるようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス

Posted by BiZPARK