産休時に社内に送る休職の挨拶メールの書き方と例文

産前産後休暇

産休前には社内へ挨拶メールを送ろう

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産休に入る前に、職場の人たちへ休職に入ることを知らせる挨拶のメールをきちんと送りましょう。手紙でなくて構いません。もしも手紙にしたい時は、メールと同じ文面で問題ありません。社内であっても、ビジネスシーンには変わりありませんから、適切な書き方を心がけましょう。

といっても、いきなり休職の挨拶メールを書くのは難しいですよね。産休前の挨拶メールには盛り込まなければいけない内容があるので、例文を見て確認しましょう。

産休前の挨拶メールの書き方&例文↓

産休前に社内へメールを送る時、具体的には次のような例文になります。

【手紙にも応用できる、産休前の挨拶メール例文】

お疲れ様です。○○部の○○です。

私事で恐縮ですが、△月△日より~~のため(理由を記載)産休に入らせていただきます。

産休中の業務は□□さんに引き継ぎさせていただきます。

不在中は皆様にご迷惑をおかけすることになりまして、誠に申し訳ございません。

△月△日に復職する予定です。また一緒に仕事をさせて頂ける日を楽しみにしています。

よろしくお願いいたします。

ただし、例文はあくまでも例文です。空欄になっている部分は、自分の職場の社員や、正しい日付を入れてください。

端的に相手を気遣った書き方をしよう

【産休前の挨拶メールに入れるべき内容】

■いつから産休に入るのか

■後任は誰なのか

■復職予定について

■迷惑をかけてしまうお詫び

自分の喜びや不安など、気持ちに関する記述を最小限にとどめるのが基本的な書き方です。親しい間柄であれば、心境の変化を述べてもいいかもしれませんが、業務メールでは好ましくありません。職場の関係者を気遣った書き方をすれば、自然と相手も自分の事を気遣ってくれるでしょう。

産休から復職した後も挨拶メールが必要になる

休職期間を無事に終え、会社に復職することになりました。産休からの復職初日に、復職を知らせる挨拶メールを社内の人に送りましょう。休職前だけでなく、復職後のメールも送らないと、社内での印象を少し悪くなってしまうかもしれません。

職場復帰した時に社内へ挨拶すれば、休職している間に部署異動した同僚などにも復職を知らせられます。以下の例文を参考にしてみてくださいね。こちらも、手紙への応用が可能です。

復職後の挨拶メールの書き方&例文↓

復職の挨拶メールを社内へ送る時は、具体的には次のような例文になります。

【手紙にも応用できる、復職の挨拶メール例文】

お疲れ様です。○○部の○○です。

△月△日より復職をいたしました。

休職の原因でした~~(休職の理由)について、おかげさまで、(息子or娘)の誕生を迎えることが出来ました。

多くの方々に温かいお気遣いをいただき、本当にありがとうございました。

また、休職中は皆様にご迷惑をおかけしていたことと思います。誠に申し訳ございませんでした。

これからは今まで以上に頑張りますので、どうぞよろしくお願いいたします。

この例文を参考に文面を作りましょう。

お礼の言葉&これからの意気込みを含めた書き方が◎

【復職後の挨拶メールに入れるべき内容】

■いつから復職したのか

■感謝の言葉

■近況報告

■迷惑をかけてしまったお詫び

■これからの意気込み

復職後の挨拶は、まずお礼の気持ちを伝える必要があります。温かいお気遣いをありがとうございました、などの書き方が理想的です。

また、周囲も気にしているはずなので、近況報告ができる状態なら、一言添えておくのが好ましいです。しかし、必須ではありませんので、もしも近況報告ができない、あるいはしたくない理由があるのなら、直属の上司に相談の旨、記載を控えましょう。

そして、最後にご迷惑をおかけしてしまったお詫びと、これからの意気込みを明記すれば、書き方としてはバッチリです。

番外編!!社外へ送る休職の挨拶メールも確認しよう

では、取引先など社外への休職を伝える挨拶メールはどのように書けばよいのでしょうか。

社内であれば、多少ミスがあっても許されるかもしれませんが、社外に向けた産休前の挨拶メールでミスをするわけにはいきませんよね。

後任者情報の連絡、業務の引き継ぎは必須

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社外の取引先に産休前の挨拶メールを送る際の必須情報は、後任者の氏名と連絡先です。また、あなたが休職中も取引先に迷惑をかけることのないように、後任者にはしっかり業務の引き継ぎを行いましょう。

本文の書き方は社内向けとほぼ同じでOK

産休前の挨拶メールの文例は、社内向けとほぼ同じで良いでしょう。先ほどご紹介した社内向けの例文は、ビジネスシーン全般で使えるものだからです。強いていうならば、社内用の文面を、社外用に少し固めの文章にアレンジしてください。

産休の挨拶メールを社内に送るなら、例文を参考にしてシンプルかつ誠実な書き方を!

産休時に社内に送る休職の挨拶メールの書き方と例文についてご紹介しましたが、いかがでしたか?

産休前の挨拶メールで、最も大事なのは挨拶メールの本文中に誠意を感じてもらうような文章を記載することです。自分が休職することにより、周囲に迷惑をかけてしまいます。例文を参考にして文面を作りましょう。手紙で挨拶する時も、同様の内容で問題ありません。

その休職中のフォローを周囲に行ってもらうための誠意を感じていただけるような文章を記載するように心がけてください。また、後任者情報等の必須情報も漏れがないように十分気を付けましょう。

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2016年11月29日ビジネス