書類を入れる封筒の正しい折り方【ビジネスマナー】

2016年11月29日2020年3月31日封筒

書類の取り扱い方と封筒に入れるときの折り方

書類を送付・持参の場合はクリアファイルにはさみ封筒に入れる

書類を封筒に入れて送ったり持参したりする場合の最善の方法は、書類を折らなくてもいいよう、書類のサイズに合わせたクリアファイルと封筒を用意して、クリアファイルに書類をはさんでそのまま封筒に入れることです。しかし、それが用意できない場合やそこまでかしこまる必要がない場合もありますよね。

そんな時には、小さいサイズの封筒を使うと思います、そこで大事になってくるいのが書類の折り方です。

書類を封筒に入れる際は三つ折りが基本

書類を小さいサイズの封筒に入れる場合でも、折り方を工夫することにより綺麗に仕上げられます。

ちょっとしたことですが、書類を受け取った人の印象が変わってくるため、おろそかにしてはいけません。これもビジネスマナーのひとつなのです。

書類を封筒に入れる際の折り方は、三つ折りが基本です。折り方のコツを見ていきましょう。

A4用紙の三つ折りの折り方：別の用紙や幅98ミリの厚紙をあてがう

たとえば、A4用紙を三つ折りにするコツは、送りたい用紙とは別にもう1枚A4用紙を用意することです。

まず送りたい用紙の上辺にそろえて、もう1枚の用紙を横向きにあてがいます。すると、下部分のおよそ3分の1がはみ出すので、はみ出した部分を折り返します。そこであてがった用紙を抜いて、残っている上部も折り返せば完成。三つ折りの簡単な折り方です。

また、洋形3号の封筒（幅98ミリ）をあてがって折り目をつければ、失敗しない三つ折りができます。封筒がなくても同サイズの厚紙を用意しておけば繰り返し使えて便利です。

どちらの場合も、最初に折った辺を内側にして後から折る辺を外側にするのが綺麗に見える折り方のコツです。

A4用紙複数枚の折り方：書類の幅をそろえる

A4用紙を封筒に複数枚入れる場合、受け手に好印象を与えるには、当たり前ですが書類の幅をそろえましょう。折った用紙を次の用紙の上に重ねて、幅が同じになるように折っていきます。

四つ折りにする場合は…「下から上に半分に折る」を2回繰り返す

封筒の大きさによっては、書類を四つ折りにしなければ入らないこともあるでしょう。その場合の折り方は、まず下から上に半分に折り上げ、それをさらに下から上に半分に折り上げます。

書類を折る際のポイント

書類を折るうえで大切なのは、ただ折るだけではなく受け取る側に失礼がないように封筒へ入れることです。実際に封筒を開いた時、書類が見やすいように心がけましょう。

宛名が折れないように！書き出し部分は外側に！

書類を折るときに忘れてはいけないビジネスマナーとして、宛名部分が折れないように注意しましょう。また、受け手が開いた時にすぐ読み始められるよう、重ね合わせたときに書き出し部分が必ず外側にくるようにしておくのもポイントです。

自分なりの方法で書類の折り方をマスターしよう

書類を封筒へ入れる際の折り方はさまざまありますので、自分がやりやすいと思う方法を取り入れてみるのがベターです。

信頼を得るためには小さなビジネスマナーも大切に！

書類を折る際は、軽く折り目をつけてから、1枚1枚強く擦るといいでしょう。同じ大きさの紙で練習してから、という慎重派もいるようです。特に、書類を郵送する場合はお互いの顔が見えないため、書類のビジネスマナーで失敗して信頼をなくしてしまうことのないように、心がけが重要ですよ。

封筒に入れる書類の折り方は宛名と書き出し部分に要注意！

封筒に入れる書類の折り方のビジネスマナーについて見てきましたが、いかがでしたか？

書類の折り方ひとつでも相手に与える印象は大きく変わります。書類を折る際のビジネスマナーで注意するポイントは宛名部分を折らないことと、書き出し部分が外側になるように折りたたむこと。大切なのは受け手の気持ちになることです。綺麗な三つ折りの折り方をマスターして、相手の信頼を失わないように心がけましょう。