ビジネス手帳の活用術！仕事を効率的にこなす3ステップ

2016年11月29日2020年3月31日手帳

ビジネス手帳の活用術ステップ①：正しく選ぶ

ビジネスシーンにおける手帳の活用術として、まずは使いやすいビジネス手帳を選ばなければなりません。はじめにビジネス手帳のオススメの選び方を紹介しますので、ぜひビジネス手帳選びに迷ったときの参考にしてみてください。

毎月のカレンダーが付いている

ビジネス手帳の選び方のポイントは、ビジネス手帳に1ヶ月ごとのカレンダーが付いていること。ビジネス手帳のカレンダーには、会議や打ち合わせ、会食などその日に何があるのかについて大まかな予定を書き込むと便利です。

また、パッと一目でその日の予定が確認できるという点も便利ですよ。

1日ごとに書き込めるスペースがある

ビジネス手帳の選び方のポイントとして、1日ごとに書き込めるスペースがあるのを確認しましょう。ビジネス手帳のスペースに、時間も記入できるものなら尚よし。ここには、その日の予定について詳しい時間を書き込むと、より手帳として使いやすくなります。

しおり紐が二本ついていると◎

ビジネス手帳の選び方のポイントとして、二本のしおり紐が付いているかを確認しておきましょう。ビジネス手帳にしおり紐があれば、しおり紐を挟んでおくと、すぐにその日の予定を確認できます。一々ページを探す手間が省けますよね。

二本のしおり紐付きのビジネス手帳だと、1ヶ月ごとと1日ごとのそれぞれのスケジュールページでの利用ができます。

ビジネス手帳の活用術ステップ②：予定の書き方を工夫する

ビジネス手帳へ予定を書き込む際の活用術として、書き方のも見やすさを重視すると良いでしょう。ビジネス手帳の活用術においては、自分なりのレイアウトに変えて予定を書き込むなどすれば、より一層分かりやすい手帳になります。

手帳は分かりやすく書いておくことでより活用することができるため、こうした活用術も押さえておくといいでしょう。

予定ごとにペンで色分けする

ビジネス手帳の書き方で見やすさを重視するのであれば、予定ごとに手帳にペンで色分けをする活用術もいいでしょう。

手帳の色分けでオススメなのは「黒」「青」「赤」などの3色のペンです。

黒：プライベートの予定を書き込む

青：仕事に関する予定を書き込む

赤：重要な事柄について書き込む

このように手帳を色ペンで使い分ける書き方を行うと、ビジネス手帳をパッと見た際に、何についての予定なのかが把握できとても分かりやすいです。

予定を結構書き込む人などは、こういったペンで色を分けて記入するやり方もおすすめですよ！

手帳のレイアウトは仕事用とプライベート用の二つに分ける

ビジネス手帳では、仕事とプライベートを二つに分けたレイアウトでの書き方をすると見やすいでしょう。

スケジュール欄に線を引きます。そして、上の段は仕事関連、下の段はプライベート関連とそれぞれ予定を記入する活用術が見た目も分かりやすいですし、とても使いやすいといえます。

また、ビジネス手帳に書く量によって、幅を広げてみてください。

ビジネス手帳の活用術ステップ③：仕事ができる人の使い方を真似する

ビジネス手帳の活用術をきちんと得ているビジネスパーソンは、仕事の進め方もとてもスムーズです。逆に、要領の悪いビジネスパーソンは、ビジネス手帳の活用術を誤っていたり、そもそもビジネス手帳を全く活用していない傾向にあります。

同じビジネス手帳でも、活用術や使い方によって仕事のはかどり方が全然違ってきます。仕事をスムーズにこなすためにも、できる社会人の使い方の活用術を押さえておきましょう。

手帳に開始時間だけでなく終了時間を書き込む

著名な方々のビジネス手帳の活用術として有名なのが「終わりの時間を書き込む」です。

ついつい開始時間だけを記入した活用術を行っていませんか？予め終了時間が決まっている場合には、その終了時間をビジネス手帳に書き込んでおきましょう。

普段会議や打ち合わせを長引かせがちな傾向にある方は、こうすることで終わりの時間を意識するようになります。

個人的な予定と会社のイベントを書き込む

できる社会人は、スケジュールの中でも「予定」だけではなく「イベント」もしっかりと把握できるように書き込んでいます。予定はあなた自身についてですが、イベントは社内であなたの周りで起こる出来事です。

例えば、もともと上司が出席するはずだったイベントがあるとします。しかし、いきなり上司「代わりに××に参加してくれ」と言われる。このような予定変更はビジネスシーンでは多いもの。

事前に手帳に書き込んでおけば予測ができますので、そういった際にも振り回されず、臨機応変に対応ができるようになります。

ビジネス手帳の活用術を押さえて仕事を効率的にこなそう

今回はビジネス手帳の書き方や使い方などの活用術についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。ビジネス手帳の活用術をおさえておけば、仕事はよりスムーズになります。つまり、ビジネス手帳の書き方一つで仕事効率化や生産性の向上にもつながるわけです。

手帳に書き込む際に、ペンで色を分けたり予定の終了時刻を記入するなど、あなたにあった使い方や活用を見出して、仕事をこなせる立派な社会人を目指しましょう。