ビジネスの書類を郵送する際の注意点

2016年11月29日2020年3月31日郵送

郵送する際は必ず内容物等を記載した送付書をつける

ビジネスの書類を郵送する際の注意点として最初に紹介できることは、必ず中に内容物等を記載した送付書を同封するということです。それがないと、中にあるべきものが本当にこれで全部かわからなくなります。いうなればそれは、郵送した側の証明書、届ける側の証明書、受け取った側の証明書でもあるのです。だから必ず送付書は同封する必要があるのです。

送付書には挨拶も記載する

送付書には、内容物だけではなく、挨拶も記載するようにしましょう。ただただ内容物だけ書いても印象が悪いので、普段送るビジネスのように時候の挨拶などを記載してください。そしてその送付書の最後には必ず以上という言葉をつけてください。それがないとまだもう一枚送付書があるのでは？となり、送付書の意味がなくなります。

ビジネス書類は雨天時に備えてファイルに入れる

ビジネスの書類を郵送する際の注意点として次にいえることは、雨天時の対策についてです。もし雨に濡れてしまいそのせいでビジネス書類の内容が全く見えなくなってしまったら最悪ですよね。ですから、ビジネス書類を郵送する際の注意として、ファイル等に入れて、濡れたり折れ曲がったりしないようにするということがあるのです。

ファイルに厚紙を入れて折れないようにするのもアリ

ファイルの中に厚紙を入れたりしてさらに折れ曲がりにくくするというのもアリですね。ビジネス書類だから特別そうしたダメージに強いということもありませんし、そうした配慮は必須です。大切な書類になればそれは必要になるでしょう。まちがっても封筒の中にそのままビジネス書類と送付書だけぽんと入れて、それで郵送するなんていうことがないようにしていってください。

郵送先の敬称を間違えないようにする

ビジネスの書類を郵送する際の注意点として最後に言えることは、敬称についてです。敬称は実にわかりづらいものです。様なのか、殿なのか、御中なのか…ビジネス書類を郵送する際にはそこを迷う方も多いでしょう。もしそこを間違えてしまったら基本的な社会人力を疑われてしまうことでしょう。ですからビジネス書類を郵送する際にはそこもすごく注意が必要なのです。

会社は御中・役職は殿・名前は様・大勢は各位と敬称をつける

基本的な考え方としては、会社が最後なら御中、役職が最後なら殿、名前が最後なら様、大勢宛てなら各位と思っておけば間違いないでしょう。○○株式会社御中、○○営業部長殿、営業部○○様、広報部各位、といった感じですね。このルールさえ覚えておけば大丈夫なので、この機会に是非覚えておいて下さい。

ビジネス書類はファイルに入れて送付書をつけ正しい敬称で郵送する

ビジネスの書類を郵送する際の注意点として言えることは以上のことになります。メール全盛の時代とはいえ、ビジネス書類を郵送する機会はいまだにたくさんあるものですから、今のうちにしっかり覚えて、マナー良くトラブルなく書類を郵送していきましょう。