不良品の始末書を書く際の例文と書き方のまとめ

始末書

不良品を出してしまったら始末書を提出する

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製造した商品に不具合が発生する、いわゆる不良品の問題が起こった際には、必ず書類を提出しなければなりません。そそのひとつに「始末書」があります。始末書は通常行っている仕事中に重大なミスを起こしてしまった場合に、反省の意味を込めて出す書類になります。一方で、今後同じようなミスを繰り返さないようにする、再発防止の意味も込めているのが始末書の特徴でしょう。

「顛末書」とは意味合いが異なる

始末書と似たような書類に「顛末書」がありますが、始末書とはどのような違いがあるのでしょうか。始末書は上記の通り、ミスによって不良品などを製造してしまった場合などに、反省文の意味合いで提出する書類です。一方、顛末書は反省文よりも報告書の意味合いが強いのが最大の違いでしょう。発生した問題の原因や結果など、何故その結果に至ったのかを記入するものとなっています。

また、記入するべき対象も異なる点にも注意しなければなりません。始末書は反省文なので、不良品製造などのミスを行った当人が記入します。一方で顛末書は報告書になるため、公平な視点で書ける当事者ではない上司や責任者などが記入するのが基本でしょう。

始末書は反省や謝罪が特に重要

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始末書についての知識を得たところで、書く内容について確かめましょう。不良品を製造した場合など、重大なミスで始末書を書かなければならなくなった時、はじめて記入する人は何を書くべきかと悩むかもしれません。しかし、以下の内容を記入すれば、ある程度形の整った始末書を記入できるでしょう。

・不始末を起こした日

・内容(不良品の製造・商品の梱包ミスなど)

・原因

・不始末に対する謝罪や反省

・二度と起こさないための誓約

・寛大な措置をお願いする旨

反省や謝罪は特に重要な要素で、内容次第では本人の評価をさらに落とす結果につながりかねません。誠意ある内容を記入するよう心掛けましょう。

対外的に記入する際は管理不行き届きなどを謝罪する

始末書は基本的に社内で処理するケースが多いのですが、不良品を納入した業者に対して行うケースも少なくありません。その場合はミスを犯した本人ではなく、工場や生産ラインの責任者が記入します。そのため、上記の内容と若干異なる内容となり、不始末に対する謝罪や反省は、製造したことよりも管理不行き届きに対する反省の意味合いが強くなります。また、誓約に関しても「再発防止に努めます。」など例文のような抽象的な表現ではなく、より具体的に、どのような点を改善するよう努めるのか記入する必要があるでしょう。この点も後述の例文で詳しく紹介します。

不良品始末書の例文①:社内の責任者に提出する場合

では、実際に不良品発生時にはどのような始末書を記入するべきでしょうか。まずは、社内の責任者に対して提出する始末書の例文です。なお、例文の前には記入年月日、宛先、所属部署や本人名、押印、上司からの承認印を記入しているものとします。

例文①

平成Ο年Ο月Ο日、わたくしが製造を担当していた商品である「■■座椅子(品番SF-○○○○)」において、部品の間違いにより5個を不良品としてしまいました。不良が発生した原因は、手順書に書かれていたこの座椅子専用のねじを、通常生産に用いる座椅子用のねじと同じものだと思い込んでしまったからです。また、必ず確認するべきであったのに、このような結果を招いたことは、私自身が大丈夫だろうと勝手な認識を抱いていたためであり、弁解のしようがありません。

このことで会社にご迷惑や多大な損害をかけてしまったことを深く反省しております。今後、不良品を発生させる同様の事態にならないためにも、部品ねじを各商品別に保管するなどの再発防止に努めてまいります。また、手順書を順守した作業を行うことを固くお誓いいたします。

多大なご迷惑をおかけしたこと、本書をもって改めて深くお詫び申し上げます。 以上

不良品始末書の例文②:取引先など対外的な相手に提出する場合

では続いて、商品を納入する取引先などに不良品の始末書を届出る場合の例文について、確かめていきしょう。こちらも上記の通り、例文の前に記入日や宛先、押印などが書かれているのが前提です。

例文②

この度は、弊社が製造した「■■座椅子(品番SF-○○○○)」に不具合があり、製品の回収をすることとなりましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

この度の不具合は、製造担当者が専用のねじを使わなかったために起こったものであり、私の品質管理の不行き届きができておらず、誠に申し訳なく、深く反省をしております。

このうえは、徹底的な原因究明をなし、各製品ごとの部品管理をわかりやすく区別するなど、同様のミスを起こさないよう再発防止策を行う所存でありますので、本件に関しては何卒寛大なご配慮を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

この度の不始末に関し、改めて深くお詫び申し上る次第です。

以上

不良品発生時の始末書は例文を参考に反省や謝罪を重視した内容を記入しよう

ここまで、不良品発生時の始末書の書き方を、例文とともにご紹介しました。上記の例文はあくまでも一例であり、他にも書き方でアレンジできる部分は多数あります。ただ、いずれも共通するのは不良品の製造など発生した出来事に対する、誠意ある謝罪と再発防止に向けての誓約をしっかりと記入する点です。ただ起こった事実を述べるのは顛末書の役割なので、始末書においては、必ず二度と起こさないといった強い意志を持った内容にしましょう。

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2017年7月11日ビジネス