顛末書の書き方は?意味の解説とすぐに使えるテンプレート【社内・社外別】

顛末書

顛末書を書くことになったということは、何らかのミスがあったということでしょう。しかし、顛末書は意味を理解してフォーマットの書き方に則りながら作成しないときちんと報告できません。顛末書を書くときには、顛末書の意味を理解して、紹介するテンプレートを参考にしていきましょう。

顛末書とは

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顛末書とは、仕事上、ミスや不始末、不祥事というあらゆるトラブルが発生した時、 会社に対してトラブルの一部始終を報告するための文書・・・という意味です。つまり、トラブル報告書のことを指します。顛末書とは、故意でなくとも、仕事上に起こってしまった事故を二度と起こさない為に残しておく書類のことなのです。

顛末書とは再発防止策としての書類

顛末書はなぜ必要なのでしょう。それは、仕事上で起こってしまった事故を二度と起こさないように「後輩達のために」残しておく書類です。もし顛末書に何も記載がなければ、誰かがまた同じミスを繰り返す可能性があります。小さなミスも社会的信用を失うきっかけになるかもしれません。そのため、顛末書とは書類の中でもとても大事な意味を持つ書類なのです。

顛末書と始末書の違いとは

一部の企業では、「顛末書」と「始末書」がほとんど区分けなく使われます。両者を厳密に区別すると、「始末書」は不始末やミスやトラブルを詫びる、反省文的な色あいがあります。対して、「顛末書」は、なぜそうなったのかを報告する意味合いが濃いです。そのため顛末書とは、役所や公的機関に提出する報告書類の名称に用いられています。(パスポート再発行申請の際の「紛失顛末書」など)

顛末書の書き方のポイントとは

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顛末書を書く時に気をつけるのは、その事故の詳細がわかるような書き方をすることです。簡素に要点だけをまとめた書き方をするのが一般的です。上司や同僚を含め、皆にわかりやすい形にまとめるのが大切です。つまり、最終的に誰かが読むのを意識して書かねばなりません。顛末書の書き方のポイントを以下にまとめてみました。

顛末書の書き方①:構成をしっかりと

顛末書の構成は、おおよそ以下の構成です。

■どういったトラブルや問題点があったのか。「事実」と「原因」を記載する。

■いつ、どこで、誰が、何をしたかというトラブル発生から終了までの「過程」を記載する

■どういう結末に行き着いたのかという「結果」の記載

■問題解決に向けての具体的「対策」は何か

このフォーマットに合わせて書けば、顛末書の体裁は整うはずです。

顛末書の書き方②:具体的に

顛末書は後輩の財産です。事件の経過・顛末を書き、原因や対応策などの事実を当事者に求めるのが大切です。予期せぬトラブルにどのように対応したか、会社の財産にもなります。後から見て、事の顛末や意味が分かるような書き方をしましょう。

再発防止策レポートの例文(社内・社外)

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事故が起こった際は、顛末書を書いて再発防止策として役立てる必要があります。事故が起こってしまった原因や状況等の詳しい報告に加え、現場で働いていた人や現場指揮官の意見での対策を記載して、仕事上起こりうるリスクを減らします。以下に社内・社外の再発防止策を記載した顛末書の例文(文例)・雛形をご紹介します。

顛末書の例文①××再発防止対策報告書/社内

例文①

今回、A社に提出した見積もりに関しましてミスがあり、お客様・社内に大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

以下、発生事象・原因となります。

生じたミス

A社に提出した見積金額に1000万円のずれがあった。

ミスが生じた理由

エクセルの計算式の設定ミス。また、上長確認を取らずに進めたため。

ミス発生の過程

11月28日:A社への提案が完了し、見積もり送付の依頼を受ける。

11月29日:見積もり作成。上長への確認を行わずに、先方へメール送付。

12月2日:先方からの確認で発覚。即日お詫びに伺う。

結果

大きなクレームにならず、再度見積書を送付。

今後行う対策

見積もり作成FMTの統一

見積もり提出前フローの整備

今後はこうしたミスを再び起こすことがないよう、上記記載内容の対策など、細心の注意をはらう所存でございます。

二度とこのようなことのないよう本書を提出いたします。

誠に申し訳ございませんでした。

顛末書の例文②××再発防止対策報告書/社外

例文②

今回、弊社X誌にご掲載いただきました貴社ページにおいてミスがあり、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。

本件の発生事象、原因、今後の再発防止策に関しましてご報告差し上げます。

発生したこと

弊社X誌12月発売号の貴社ページにおいてイベントコラムに誤ったイベント内容が記載された。

ミスが生じた理由

制作担当が記事作成をした際に、誤って前月同様のコラムを掲載してしまったため。

ミス発生の過程

11月28日:貴社への取材完了。制作担当による作業に入る。その際にイベントについては追って情報をいただける旨を確認

12月2日:貴社からイベント情報を拝受。制作担当は仮原稿で入稿作業を進めており、情報更新が行われず。

12月9日:本誌発売後、ミスが発覚。

再発防止策

制作部署内での入稿管理の強化。具体的にはどの記事のどの記載が仮原稿であるかのチェックを強化する。

今後はこうしたミスを再び起こすことがないよう、上記記載内容の対策など、細心の注意をはらう所存でございます。

二度とこのようなことのないよう本書を提出いたします。

誠に申し訳ございませんでした。

顛末書における再発防止策の書き方を知り早急な対処をしよう

顛末書の書き方もとい再発防止策についてまとめましたが、いかがでしたか。顛末書で再発防止策の書き方を知るのは、社内であれ社外であれ、事故再発を未然に防ぐための意味合いを持ちます。顛末書では、後の人が見ても分かるように、具体的な数値を挿入しながらサンプルを元にあるべき形で書きましょう。相手のことを考え、事故の原因は何か、どのように解決したのかを明記してください。そして、今後は会社の不利益になることのないように、再発には細心の注意を払いましょう。

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2017年7月10日ビジネス