訪問相手が不在時の手紙・メモの残し方【例文あり】

訪問営業

訪問先の相手が不在でもそのまま帰らずにメモや手紙を残す

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今回、営業訪問先で相手が不在時の手紙やメモの残し方について紹介しますが、訪問営業では相手が不在の場合は多々あります。そのため、突然の訪問なら尚更ですが、営業訪問先の相手が不在の場合は、不在時の手紙やメモっを残されるのをおすすめします。それではまず、営業訪問先で相手が不在だった場合の不在時の手紙やメモを残す重要性についてみていきましょう。

不在時の手紙やメモを残すのは営業訪問の基本

営業訪問では、アポをとって顧客に会うのも大変ですし、そのアポをどうにかとって訪問したが、 訪問先の相手が留守である場合だってあります。ただ、訪問で突然立ち寄ったが、 顧客のキーマンが不在の時にそのままで引き下がってはいけません。

訪問先の相手が不在だからといってガッカリする前に、営業訪問ならば、このような時こそ名刺に、訪問した日時を書き、 別紙に言いたい内容をメモや手紙に書いて、そのメモや手紙を置いて来るのは、訪問営業の基本だというのをおさえておきましょう。不在時の手紙やメモはしっかり残してきましょうね。

営業訪問する際は専用封筒を準備して持ち歩こう

営業訪問では、不在時の手紙やメモを残すのが、どれだけ重要なのかというのは理解できたと思いますが、営業訪問では相手が不在なケースはしばしあります。そんなとき、不在時の手紙やメモを残すための専用封筒を準備するのをお勧めします。専用封筒を持っていると、不在時の手紙やメモをきちんと目の届くような位置に残せますよ。

封筒は目にも留まりやすいので手紙やメモを入れておくと読まれる可能性がある

営業訪問先で相手が不在だった場合の、不在時の手紙やメモの残し方で大事となってくるのが、そのメモや手紙をどう残すのかというポイントです。

やはり、そのまま名刺やメモ紙を置いていても、その名刺が相手に気づかれない可能性もありますので、普段から封筒を持っておくようにしておきましょう。伝えたいメモや手紙を名刺と共に封筒に入れることで、封筒は少なからずお金がかかっていますし、重要性を表現するという意味でメモや手紙を残す際にもってこいです。また、封筒は単純に目にも留まりやすいので、後で名刺や不在時の手紙やメモを読まれる可能性も増えます。

不在時の手紙やメモの書き方と例文

せっかく営業訪問しても相手が不在だった場合には、不在時の手紙やメモを残した方がいい理由については把握できたと思いますが、どのような文面だとより相手に効果的なのでしょうか。次にその不在時の手紙やメモの例文を紹介しますので、不在の時に置く手紙やメモのコツと一例をみていきましょう。

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とにかく低姿勢で次回に繋げるような文書にする

営業訪問先で相手が不在だった場合に置く、不在時の手紙やメモの残し方として効果的な文書は、とにかく低姿勢で文書を作成し、次回の訪問を予告するようにするのが最も効果的でしょう。不在というのはまだ相手と会話もできていない状態のため、次の営業訪問に繋げるのが大切です。

次回アクションなどの日時などの書くときは具体的に

営業訪問をした際に置いてくる不在時の手紙やメモは、嘘は絶対に書かず本当のことを書くのを心がけましょう。

「こんにちは」や「毎度ありがとうございます」の挨拶の後に「今度、また来ます」などの常套句ではなく、「何月何日の何時くらいに近くへ来ますので、寄らせて下さい」など、日時は具体的にメモや手紙に残す方がいいです。また、不在の時に置くメモや手紙では、相手の立場に立って気遣いをするように書くのが大事です。

営業訪問でのメモや手紙の残し方のポイントも押さえておこう

●用件は当然のこと、短い文でも敬意を表し、より心証をよくする工夫が大切。

●訪問を約束しながら不在にされた場合でも相手を責めないこと。

●資料を置いておく場合は、プライバシーの面からも密封しておくのが無難。

●家庭の場合は訪問の日時を約束しておきながら不在であっても、恩きせがましい内容は書かない。

上記ようなことを気にかけるのは、営業訪問ではやはり大事でもありますので、しっかりとこの機会に不在時の手紙やメモの残し方のポイントをおさえておきましょう。

訪問先が職場の場合のメモや手紙の例文

日ごろは格別のお引き立ていただき有難うございます。

先日お話させていただきました件で、資料をお持ちしましたが、お席にお見えになりませんので資料を置かせていただき失礼いたします。

つきましては、ひととおりお目通しおきいただければ幸いに存じます。

××日××時××分

△△課長様  

××生命 ××××(名前)

訪問先が家庭の場合のメモや手紙の例文

お目にかかれるのを楽しみにしてまいりましたが、お出かけのご様子でしたため、

暫くお待ちいたしましたが失礼致します。

またお伺いさせていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。

××日××時×分

××課長様

××生命 ××××(名前)

不在時の手紙やメモの残し方は封筒に入れて目立たせる工夫や訪問相手への気遣いを大切に!

今回は営業訪問先で相手が不在だった時の、不在時の手紙やメモの残し方について紹介しましたがいかがでしたか?営業訪問をした際に、相手が不在だった場合は、その場面や相手の都合を考慮した上で手書きのメモや手紙を残しましょう。そうすれば、そのメッセージを読んだことがより印象に残り、次の訪問時にすぐに気づいてもらえます。ちょっとしたことですが、工夫したいポイントです。

また営業訪問する方は、封筒をいつでも持ち歩いていると、訪問先が不在だった場合も、その封筒に不在時の手紙やメモ、名刺を一緒に入れておけますし、相手に読んでもらいやすくなります。営業訪問をする方は、今回の記事の例文などを参考に、不在時でもきちんとした書き方で不在時の手紙やメモを残し次の営業訪問へとつなげていけるように頑張ってください。

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2016年11月29日ビジネス