新入社員が総務部に配属されたときの仕事内容とは

2019年8月6日2020年4月8日新入社員, 総務

新入社員の総務の仕事とは

総務の仕事は社内で必要なあらゆるものを扱い、担当するため仕事内容は大変多く、覚えることが山のようにありそうですよね。

それでは新入社員で総務に配属された方の体験談を紹介します。

新入社員の総務配属後の体験談①

入社当初は毎日総務に関する研修を受け、様々な事を学んでいきます。

まず初めに社員の名前を憶えていく事から始まり、ビジネスマナーや電話応対、受付業務など社会人としての基本から、データ入力などの基礎業務を覚えていきます。

総務は縁の下の力持ちの印象なので、まずはきっちり基礎から固めていくのが重要です！

新入社員の総務配属後の体験談②

会社経営者の方々がお客様なので、総務の仕事は受付・電話応対などでお客様の応対が主な仕事です。

会社経営者が多いので、相手に不快な思いを与えない為にも、正しい言葉づかいや一つ一つの動作もしっかりと身に着けなければいけません。

総務の仕事で新入社員に求められることとは

総務に配属される人に求められている事で多いのが、「信頼できる人」ですよね。

しかし、新入社員に対していきなり信頼できるかどうか分かりません。

では、総務に配属された新入社員にはどのようなことが求められるのでしょうか。見ていきましょう！

現状打破してほしい

総務に配属される新入社員には、ここを打破してもらいたい！との会社の期待があります。

新入社員は当然ながら、初めて会社に招かれる人材です。会社の歴史は知る由もありません。しがらみも一切関係ありません。

新入社員の為、社会の裏表という現実を理解もしていません。

その為、おかしいと感じるものはおかしいと普通に感じられる感覚を持っています。

そして新入社員は自分の考えに頑固であってほしいと思われています。

前向きなベンチャー思考を持っていてほしい

新入社員に期待する要素は、司令塔である総務部が硬直化すると、会社全体が硬直されるといった怖い事が起こります。その為、既成勢力を打破する力と、前向きなベンチャー思考、そして勇気を持っていてほしいと期待されています。

総務はどういった仕事なのか

会社の総務部とは一体どんな存在なのでしょうか？新入社員はこういった不安が大きいことと思います。

まずは総務の仕事とはどんな仕事なのか、一般的な例で紹介していきます。

総務の担当①備品や機器などの物品の手配

総務部は、会社での事業活動の際に必要とする色んな備品や機器などの物品を手配し、更に出費を出来るだけ抑える管理部門です。

その為に、現在の物品リストを見直して、他からの転用が可能かを考えたり、新たに手配する場合は購入・リース・レンタルかを用途や予算を元に決定したり、工夫をします。

総務の担当②福利厚生制度やオフィス清掃依頼

福利厚生制度の整備やサークル活動、メンタルヘルス、寮などの福利厚生制度を予算や社員の希望を考慮した上で、整えます。

また、オフィス清掃や賃貸契約も総務部が担当します。

オフィス移転の際は移転までの業務スケジュール作成も行います。

総務の担当③防犯・防災などの整備体制

防犯・防災対策や個人情報保護法・情報漏洩の防止、犯罪防止の為の整備体制強化・防犯グッズの準備も行います。

また、大規模災害などの非常事態で使用するマニュアルも作成します。

総務の担当④社内環境の整備

社内環境の整備、省エネ、分煙、残業時間の削減などの社内環境の整備も総務が担当します。

また、地域交流の運営や社内イベント、社内関係の冠婚葬祭の対応も行います。

総務部はこういった様々な仕事を担当する為、一見すると大変な仕事のように思えますね。

新入社員が総務に配属された時の仕事は主に電話応対やデータ入力などの基礎業務！

総務の仕事はどんな仕事か、新入社員で総務に配属された方の体験談、総務の仕事で新入社員に求められることを紹介しました。総務は楽だからといった意見が多く、ここ数年で一番人気の部署ですが、実はとても大変な部署なのです。

今回紹介した内容を参考に、総務の仕事についてよく考えていきましょう。