面談シートを活用した新入社員とのコミュニケーション法

2016年11月29日2020年3月31日コミュニケーション

人事部が社員面談シートを作成する目的

人事担当者が新入社員と個別面談する場合、企業によってその目的はさまざまです。まずは面談する目的を明確にして社内コミュニケーションとして取り組んでいきましょう。

社員面談シートによって、従業員と目標を共有する

社員面談シートを作成する目的として、新入社員と上司が目標を共有することが第一に挙げられます。新入社員が会社や仕事をどの程度理解し、今後どのようなことに取り組んでいきたいと考えているかが見えてきます。

また、目標を共有した上司が、より効果的な働き掛けを実施できます。

面談シートは新入社員をステップアップさせるためのツール

上司が一方的に意見をいうのではなく、面談をきっかけに新入社員がステップアップするのが理想的。

面談をする本来の意図は、会社の状況を聞いたり、本人の成長度や今後のステップの確認のはずです。新入社員にどうやって会社の柱になってもらい、活躍してくれるようになるのかそのアドバイスが中心になってくるはずです。

出来ている部分、出来ていない部分、今後の課題などを上司の方からの目で教育指導することが大切です。

業務中の大事な時間を割いて行っているのですから、目的をしっかりと持って、結果・成果が出るように指導するような社内コミュニケーションにしないと意味がありません。

人事部が面談シートを使う際のコミュニケーション方法

社員面談シートを作成する目的について述べてきましたが、ここでは新入員とのコミュニケーション方法についてお教えしたいと思います。

新入社員とのコミュニケーションは非常に重要ですので、是非参考にしてください。

面談シートでのコミュニケーション①：自ら歩み寄る

新入社員の多くは入社当初は社員とコミュニケーションを取ることが苦手のようです。「緊張している」「口ごもっている」「消極的で元気がない」などの光景が見られます。

それに対して、上司が「あいつはダメだ」と切り捨てず、自ら歩み寄って新入社員との距離を近づけましょう。

面談シートでのコミュニケーション②：安心感を与える

せっかく社員面談シートがあっても、新入社員が思っていることを書けないのでは全く意味がありません。そこで、社内での関わりを持ち、距離感を縮めて、安心感を与えるのです。社内の距離感は仲間意識・帰属意識と密接に大きく関係します。そのためには、

・評価に直接影響しない

・他社員には口外しない

など、ネガティブ要素を排除する旨を伝えておけば、上手なコミュニケーションにつながります。

面談シートでのコミュニケーション③：聞きづらい質問もしてみる

社員面談シートを使ってコミュニケーションを取ろうとしても、新入社員が委縮してしまっては効果が薄れます。特に、マイナスの情報を部下の口から引き出すのはやや困難。そんな時は、

・調子はどうか？

・モチベーションはどう？

・悩み事はないか？

などと、さらっと聞くのも手。ただし、どう？と聞かれた新入社員は「いいです」としか答えられない場合もあるので、以下のような質問も織り交ぜてみましょう。

・チームの雰囲気をよくしたいけど、何が必要かな？

・今の業務の問題点は何かな？

具体的な直球の質問の場合、新入社員は「よく分かりません」では押し通せないので、本音を聞くきっかけになるかもしれません。

人事部が面談シートでコミュニケーションを取る際の注意点

社員面談は新入社員の不安を払拭したり業務における目標を一緒に確認して適切な指導をする場ではありますが、同時に大事な上司とのコミュニケーションの場でもあります。

そこで、新入社員と社内コミュニケーションをとる上でどういった点に注意するとよいのでしょうか？

面談といえども、踏み込みすぎた質問は避ける

新入社員との個人面談では、相手が嫌がらない程度、プライベートに立ち入らない程度に質問を抑えましょう。嫌がっている新入社員に質問をして、無理に聞こうとすると事態が悪化してしまいます。

このあたりはデリケートな問題なので、対応が非常に重要になってきます。面談本番でも、社員面談シート上でも、いずれにおいても注意が必要です。

面談シートを活用してコミュニケーションを取れば、新入社員が言いにくい事柄も聞ける！

社員面談シートを活用して、新入社員と社内コミュニケーションをとる方法についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。

新入社員の入社後のケアとして非常に大切な個人面談シート（社員面談シート）。ここできちんと新入社員たちの気持ちを汲み、企業理念を理解してもらうことにつなげられるようにしたいですね。そして、個人面談シートの質問内容には十分に注意をしましょう。

入社したばかりというのは誰しも会社に慣れるのに苦労しますし、本当にこの会社で働き続けていいのか心が揺れている時期でもあります。積極的な声かけも簡単ながら非常に大きな効果をもたらします。是非参考にしてみてください。