上司に相談事を持ちかける前の心構え

相談

上司に相談事をする際の準備とは?

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上司に相談事を持ちかける前に、まずは心構えしておくべき事をしっかりと心に留めておきましょう。多忙な時に声をかけてしまっては、上司の機嫌を損ねてしまう可能性があるからです。まずは注意すべきポイントから押さえていきましょう。

上司に相談事をする前に自分で調べる

「仕事の右も左もわからない」なんて状況は、新入社員にはつらくスグに誰かに頼って解決してしまいたいことでしょう。そのため、なんでもかんでも頼れる上司に相談しすぎた挙句、「まずは自分で調べてから来てよ」なんてバッサリ断られてしまうケースも多々見られます。これに関しては上司の意見が正論です。

上司に相談を持ちかける前に、まずは準備として自分で調べてみるのが大事です。自ら動いて身につけたスキルは、しっかりと身体に染みつきますから。それでもわからなかった場合のみ、上司に相談しに行くようなスタイルを身につけましょう。とはいえ、全てを自分一人でなんとかしようという考え方は危険なので、効率を考えて動くよう心構えをしておきましょう。

上司に相談する際の注意点

上司に相談する前に、まずは6つの気を付けるべきポイントをしっかり押さえておきましょう。上司に相談事をするのは、当然相談相手にも貴重な時間を割いてもらうわけですから準備と心構えが大事です。

そこで、まずは「○○の件でご相談したい事があります。お時間をいただけるとありがたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」というように、上司の都合をうかがい調整するところからはじめていきましょう。そしてその上で、上司に余計な時間を取らせてしまわないよう配慮しながら準備しなければいけません。

「何を悩んでいるのか」「何を聞きたいのか」要点をしぼってから上司に相談事をするようにします。準備をせず的を得ていない相談事をしてしまうとは、それこそ時間を無駄にしてしまい、相談される上司も内容を把握しきれなくなってしまいます。最悪、「出直してこい」と一蹴されてしまうかもしれません。

上司に相談事を持ちかける際の心構え

<相談の心構え>

■適切な相談相手を選ぶ

■仕事上の相談は直属の上司から

■相手の都合を尋ねて日時を決める

■相談内容の焦点を絞る

■プライベートな相談事であれは勤務時間外に

■相談にのってくれた人には結果報告する

上司に相談事をする準備方法

上司に相談事をする場合、下記にあるような準備をするのをお勧めします。クレームを例に挙げ見ていきましょう。

まずは、上司の都合を考えるところから準備が始まります。こちらの都合ばかりを押し付けてしまうのは社会人としてもマナー違反となりますから、まずはしっかりとスケジュールを把握しておくべきです。

直接話すのか、電話をするのか、メールを送るのか。ツールとしては主にこの三つとなるでしょう。緊急性を要する内容であれば、直接か電話で。1日経ってからでも問題ないものに関してはメールで相談するのが適切です。

相談事するためには、起きている出来事を時系列順に整理しておくようにします。また、上司にわかりやすく伝えるために、簡単な資料などを準備しておくと万全と言えます。

上司への相談事の準備で重視するのは時間を取らせない事

この準備で注意すべきなのは、先に述べたように上司に余計な時間を取らせることのないように「○○分時間をください」と前置きを入れること。そしてメールの場合は「【相談案件】○○について」と相談の旨がはっきり伝わることを意識するようにしましょう。

上司に相談事をするための心構え

上司に相談事をする上で、日頃から持っておくべき心構えを学びましょう。つまり、普段からしっかりと準備は万全な状態にしておくのです。

相談事にはトラブルやクレームだったりと、できるだけ早めに解決に向けて動き出しておくべき重要なものがあります。そのため、相談はためらわず、必要だと感じた内容に関してはなるべく早めに声をかけるようにしましょう。

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相談をスムーズにできないと会社への不利益が生まれやすい

相談のタイミングを逃してしまうリスクは恐ろしいです。クレーム応対の初動が遅れてしまえば、大きな騒ぎになってしまう可能性もあります。危機感を持っておくことに加え、普段から積極的に上司とコミュニケーションをとっておくのも大切です。”相談のしやすい環境づくり”も相談事の心構えと言えるでしょう。

上司に相談事をするなら事前の準備と心構えをしっかりと

上司に相談事をする際に準備しておく心構えは、普段から積極的に上司とコミュニケーションをとっておく事でしょう。相談事をするにしても、報告するにしても、上司とお互いの信頼関係がしっかりと成り立っていないことには円滑なお悩み解決にはつながりません。相談をする上で一番求められることは、『報・連・相』ということになりますね。

また、相談事をする際には上司の都合を考え、タイミングを見計らい、要点をしっかり絞った内容を伝えるようにしましょう。「何を聞きたいのか」が不明瞭なまま声をかけてしまっては、ただ無駄に上司の貴重な時間をつぶしてしまいかねません。相談をする行為にもビジネスマナーが必要なのです。

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2017年6月29日ビジネス