長文のビジネスメールの書き方マナーと工夫ポイント3つ

2016年11月29日2020年3月31日文章力

長文のメールの前に、適切なメールのボリュームを覚える

長文メールのポイントをみていく前に、まずは、適切なメールのボリュームを覚えてましょう。

感情的なメールは長めになりがちなので注意！あくまでもメールは、必要事項を伝えるのが目的と覚えておきましょう。まずは「勢い任せでメールを打たない」を念頭に置くのがスタートです。

メールの文章量として適切な量は、スクロールしないで内容が読める

メールを送る時はいつでも、相手の気持ちになって、が基本です。もしも貴方に届いたメールがあまりに長文だったら、どう感じますか？読むのに疲れてしまうぐらいの長文メールが届く経験、ありませんか？

メールの文章量として適切なのは、スクロールしない状態で全ての内容が読めるぐらいの量だと言われています。それを超えてしまうと、一般的には長文メールだという認識になるようです。

長文メールになると上下にスクロールしなければいけませんので、マナー的な視点で見ると今イチと言えるでしょう。長文メールを送る場合は、そうしたマナーを思い出してみてください。

長文メール送信時のマナー：長文である旨を先に伝える

長文メール送信時には、メールの文頭に長文であると断りを入れると、相手もそのような心構えで、長文メールを読み進んでくれます。

さらに、一言付け加えるだけで、マナーの面で見た時に良い印象を与えられます。謝罪のメールなら尚のこと、イライラせずに読んでもらうべきでしょう。長文メールの冒頭に、どんな一言を加えると、良いメールのマナーとなるのでしょうか？

長文メールの冒頭に添えたい一言

「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」

「長文になりますので、時間があるときにお読み下さい」

「長文となってしまい大変申し訳ございませんが、ご一読のうえご検討のほどお願いいたします。」

「重要/長文」(社内の部下へ送る場合のみ)

上記のように一文断りを入れておくと、相手への配慮が伝わるので、良いビジネスメールのマナーと言えるでしょう。

基本的にスクロールしなければ読めない程の文章は、長文として扱うべき。

メールは、相手の忙しい時間を奪ってしまうという意味では、マナー違反と言っていいかもしれません。であれば、一言を添えておくのがマナーでしょう。長文メールを送信する場合には覚えておいてください。

長文メールの内容を工夫するのもマナー

「結果的にメールが長文なってしまった…」そんな場合は、メールを送信する前に一度、整理・調整しましょう。

読み返してみると、無駄な文章や重複している文章があるかもしれません。冒頭で、長文メールであると伝えるのがマナーですが、長文になってしまった時にメールの内容そのものを見やすく工夫するのもマナーです。

長文なら長文なりに、どんな工夫ができるかを見ていきましょう。

長文メールの内容が見やすいよう改行をする

長文メールは必然的に文字量が多くなるので、改行をして少しでも読み手が、見やすいようなメールになるよう工夫をしましょう。

逆に改行が多くなりすぎると、スクロールが必要になってしまうので注意しましょう。全体のレイアウトをできるだけスッキリさせるように意識してみましょう。

長文メールでは「●」や「■」などの見出しをつける工夫も◎

長文メールの内容の中に「●」や「■」をつけて内容を少しでも見やすくする工夫をしましょう。

長文メールの段落ごとに分けると、長文メールを読む側も解りやすく感じます。それに、見出し記号をつければ、送る側の気持ちも汲み取ってもらえる事でしょう。それも長文メールのマナーです。

長文メールだからこそ、先にメールの結論を述べる

長文メールの中には伝えたい内容がたくさん盛り込まれているでしょうが、その中でも一番伝えたい結論を最初に述べましょう。そうすると、読む側も気持ちの準備ができるのです。もちろん長文メールを送る前には全体を見渡すのも忘れないようにしましょう。

長文のメールを送る時は相手が読みやすくなるよう配慮するのがマナー

長文のメールを送る際のマナーをご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。

マナーに沿いつつ、「長文でも読んでもらえる」メールにするには、一度見直して読みやすくする工夫が必要です。また、詳細な内容や込み入った事柄を伝えようとすると、どうしても長文になってしまいます。ときには、メールではなく相手に直接電話して説明するほうが確実な場合があると覚えておきたいですね。