仕事の効率を下げてしまう無駄な作業と解決のための糸口

2016年12月20日2020年3月31日仕事術

1. 仕事の効率を下げてしまう原因として無駄な作業が考えられる
2. 作業の効率化を図るにはメールのテンプレ化など無駄な作業を排除する必要がある
3. 優先順位が上手く付けるのも効率よく仕事をするためには重要
4. 無駄を省き作業の効率化を図るにはテンプレ化や職場全体での努力が必要

仕事の効率を下げてしまう原因として無駄な作業が考えられる

普段からやる気をもって仕事をしている人の中でも、どうしても効率よくひとつひとつの業務が行えずに悩んでいるケースが少なくありません。なぜそのような状況に陥るかといえば、現状取り組んでいる作業において、無駄な行動をとっているからでしょう。その時点では自分自身で認識していなくても、時間が経ってから無駄だったと気づくケースは多々あります。その気づきを仕事に取り組む前から認識しておけば、無駄なく効率よい業務ができるようになるでしょう。

メールや資料の作成などに無駄が出ている

まず、個人が効率よく仕事ができ図に無駄な作業を起こしやすいのが、メールや資料の作成です。デスクワークが基本の企業では、他部署の社員や取引先とのやり取りにメールを頻繁に活用します。しかし、ある一定のフォーマットがなくその都度その都度新規に作成していると、本来やるべき業務が後回しになり結果的に残業につながります。また、資料の作成においても、常に紙媒体への印刷を行うと、その印刷時間が非常に無駄ですし、手持ち無沙汰になってしまいます。これらの作業を毎日のように繰り返していては、結果的に効率が悪い仕事の仕方になってしまうでしょう。

職場全体でみると会議などの場面で無駄が生じやすい

先程は個人作業での非効率的で無駄な作業について見てきましたが、職場全体においてもその部分は見受けられます。特に考えられるのが会議やミーティングです。内容によってはたっぷりと時間を設けて真剣に議論しなければならないのですが、ちょっとした報告で済むものや今時間をかけても答えが出ないものに延々と話し合いがちになります。そうなると社員個人の仕事の持ち時間が、無くなって本来なら済ませておきたかった業務もできなくなりますし、最終的に残業につながります。

作業の効率化を図るにはメールのテンプレ化など無駄な作業を排除する必要がある

無駄な作業を排除しなければ、一向に作業の効率化を図ることはできません。上記で紹介した3つの事例の場合、どのような対処を行うべきでしょうか。まずメールに関してですが、何度も繰り返し使用する部分はテンプレートとして辞書登録もしくはパソコンのメモ帳などで保管しましょう。そうすればいちいち同じ文章を入力せずに済みます。また、資料の作成も必要最低限の枚数にまとめ、上長の許可を得たうえで、パソコンの社内ネットワークで共有しておけば印刷の手間も省けます。

会議やミーティングも短縮させるよう努力する必要がある

作業の効率化を図るには個人の努力だけでなく、職場全体の努力も必要になります。上記で紹介しただらだらと長時間続く会議やミーティングを解消するには、会議などを開催する前にあらかじめ要点を整理し、制限時間を定める必要があるでしょう。会議やミーティングの時間が延びるのは、いつ結論を出すかがハッキリしていないからです。また、話の時間が長すぎるのも原因のひとつです。それら無駄な流れを解消するためにも、例えば以下のようなルールを定めるといいでしょう。

【会議ルールの例】

・14時から1時間実施

・テーマは○○と○○の2つ

・1人当たりの発言時間は1分以内

・意見が出なければ各人持ち帰りで再度会議

・●月●日までには最終結論を出す。ただし会議時間は30分に短縮

上記のポイントは時間とテーマを区切ることと、結論が出ない場合は延長せずいったん打ち切る点です。答えが一向に出ない時はずっと話し合っても時間の無駄です。その場で出た提案を参考に各出席者が咀嚼して考え、改めて別の機会に会議をした方がより活発な意見が出るようになります。このようなちょっとした意識の変化や努力が無駄な仕事を減らし、業務の効率化に役立つのです。

優先順位が上手く付けるのも効率よく仕事をするためには重要

ちょっとした努力で無駄な作業を排除したとしても、優先順位を付けて臨まないと、仕事の効率が上がりません。たとえば締切日がまじかに迫っている業務を後回しにして、日々のルーティンワークを優先していては、締切り日直前になって焦ることとなり、無駄に時間を費やします。そのため、毎日もしくは週間で行う業務のリストを作成し、どの業務から行うか見える化しましょう。終わった業務にはチェックマークもしくは線を引いておけば、どのぎょむが残っているかがより明確になります。作業の優先順位をつけ、終わったものを再度繰り返さないよう気をつけておけば、結果的に業務の効率化を図れるようになるでしょう。