電話の内線・外線の受け方マナー

2017年6月30日2020年3月31日

ビジネス電話の内線・外線の受け方①：第一声に「もしもし」は使わない

内線であっても、外線であっても、第一声にもしもしという言葉を使う受け方をするのは仕事の電話対応としては間違いなくそぐいません。ですから、外線でも内線でも、電話がなったらもしもしという受け方はしないということを覚えておいてください。ではどのような第一声の受け方をするのが正しいのでしょうか。

外線では会社名を内線では自身の名が第一声

外線では「株式会社○○、○○でございます」。内線では「はい。○○です」。という受け方をするのが電話の基本とされています。これは内線と外線が逆になってしまうとすごく失礼になってしまうので、間違ってもそれだけはないように注意してください。そして電話の第一声はなるべく明るくというのも暗黙のマナーとしてあるので、これらの受け方をなるべく高いトーンで話しましょう。

ビジネス電話の内線・外線の受け方②：3コール以内にとる

外線でも内線でも、電話の受け方の基本マナーとして、電話が鳴ったら3コール以内にとるようにするということがあります。電話がなったのにいつまでも慣らしていたのでは、電話をかけてきた人にも、周りの先輩方にもすごく嫌な感情を向けられてしまうこととなるので注意してください。

間に合わなければ「お待たせしました」と一言添える

もし3コール以内でとることができなかったら、「お待たせいたしました」と一言加えてから電話を受けるようにしましょう。特に外線ではそれがないとすごく失礼になるので注意です。また、電話にでるのが5コール以上なってからになったりしたら、電話の受け方も「大変お待たせいたしました」にするなど、そのあたりは臨機応変に対応していってください。ただし、基本的には電話は３コール以内でとるというのがマナーなので、3コールに以内にとれるように工夫するのが一番です。

ビジネス電話の内線・外線の受け方③：外線では社内の人間を呼び捨てにする

主に外線の電話の受け方の基本ですが、社外の人から電話がかかってきて、「○○様はいらっしゃいますか？」と聞かれたら、たとえそれが目上の方であっても社長であっても、「○○ですね。少々お待ちください。」と、呼び捨てするのが基本です。間違っても○○さんとか、○○社長とかにしないように注意してください。

内線でも立場によって呼び捨てにする

内線の場合は、かけてきた方と用件先の相手との関係を考えて話す必要があります。例えば電話をかけてきた相手が同じ部署内の平社員で、電話先が同じ部署内の部長だったら、電話をかけてきた人より○○部長の方が立場が上なので、「○○部長ですね。」となりますが、もし電話をかけてきた相手が社長で、電話先が同じ部署内の部長だったら「○○ですね。」となります。外線は簡単ですが、内線は意外に難しいことが多いので、このルールを覚えておくと、内線の際にも焦らずに正しい電話の受け方ができるようになるでしょう。

ビジネス電話の受け方は「もしもし」を使わず3コール以内に取り場合によって社内の人間を呼び捨てにする

内線・外線の受け方マナーとして言えることは以上のことになります。これらのことは電話の受け方の基本であると同時に、社会人としての基礎でもあるので、しっかりこの機会に覚えるようにしていってください。後でこうしたマナーについて指摘されないようにしましょう。