給与明細を電子化することのメリット・デメリットとは

2019年8月7日2020年3月31日給与明細

給与明細の電子化が進んでいる

タイムカードでの管理がICカードに、資料の提出がメールでと、職場の中のあらゆるところで電子化は進んでいます。手動で行われていた処理や紙媒体での情報など、アナログなものは徐々に電子化され、将来的に電子化されたやり取りが増えていくと考えられます。給与明細もそんな電子化が進むもののひとつで、紙の姿からデータへとその姿を変えています。

給与明細電子化のメリット・デメリットを理解しておこう

給与明細の電子化はシステムの移行が不備なく進み、導入がほぼ決定された後、事前報告の形で伝えられることが多いです。電子化に応じて紙媒体での給与明細は廃止される形になります。ですから、いつ給与明細が電子化されてもいいように、電子化のメリットやデメリットを理解しておくのがよいでしょう。

給与明細電子化のメリット：会社側はコスト削減につながる

給与明細を電子化することにより、会社は社員に給与明細を配らなくてもよくなるというメリットがあります。一人一人に明細を渡す手間がなくなると同時に、印刷の紙代やインク代が発生しなくなるのがメリットです。すぐに大きな利益が見込めるわけではありませんが、毎月全社員に行っていることをしなくてもよくなるのは実は大きなメリットです。

給与明細電子化のデメリット：会社側の初期投資と維持管理

いくらデジタル化の波がきているといっても、何でもかんでも見境なくデジタル化されているわけではありません。データを管理するためのシステムを搭載したり、セキュリティを強固にしたり、それまでの仕組みを変えるためには、手間も費用もかかります。給与明細電子化の会社側におけるデメリットといえます。

給与明細電子化のメリット：被雇用者側は整理しやすくなる

給与明細を紙で支給された場合、それの整理には意外に困るものです。給与明細が電子化することにより、被雇用者側はそういった悩みから解放されるメリットがあります。また、電子化された給与明細は、必要端末さえあればどこでも確認できるというのもメリットであるといえるでしょう。

給与明細電子化のデメリット：被雇用者側は書面化に一手間かかる

給与明細が電子化されたとしても、やはり書面で給与明細を管理・保管しておきたいと考える被雇用者もいるかもしれません。ですから、そういった場合はweb上から自分でプリントアウトを行うことになります。そのためにはプリンターが必要になりますし、印刷にかかるコストも自己負担です。

給与明細電子化のメリットはコスト削減でデメリットはセキュリティ管理

給与明細を電子化するメリット・デメリットをご紹介しました。給与明細を電子化する会社側のメリットは、コストや手間の削減にあります。しかし、初期投資とセキュリティ管理が不可欠です。被雇用者側にとっては、給与明細がかさばらなくなるというメリットがありますが、書面化するには自分で手間をかける必要が生まれることになります。