祝電を取引先に依頼する際に注意すべきこと

2016年12月9日2020年3月31日祝電

祝電は取引先の判断を尊重しよう

祝電は本来相手側からいただくものであり、依頼や強制をして打ってもらうものではありません。そのため、まずは祝い事がある旨の連絡をするにとどめ、後は取引先の判断を尊重するのがよいでしょう。

祝い事の連絡は交流の深い取引先などにとどめよう

例えば、自社の同僚が結婚することになった場合、まずはその事実を取引先に伝えることにとどめましょう。特に取引を初めて間もない会社や、あまり深い付き合いのない取引先などには、いきなり祝電依頼をするのは不自然です。

祝電をもらえるのを待ちましょう

その連絡を受ければ、取引先はどうすべきかを判断するはずです。

結婚式に出席までしてくれるか、祝電を打つのか、間接的に祝いの言葉を伝えるにとどめるのか、様々な対応があるでしょう。

会社の事情や取引関係も絡むので、基本的にはその判断を尊重すべきです。

どうしても祝電が欲しい場合は事情を顧慮し丁寧に

それでも、どうしても祝電が欲しい場合もあるでしょう。また親しい取引先なら、祝電を依頼しても特に問題ない場合が多いはずです。

ただその際も、強制や要求といった態度は決して取らず、しかるべき手順を踏んで、取引先の事情も考慮しながら丁寧に依頼するようにしましょう。

まずは口頭で依頼してから文面を送ろう

まずは、祝い事があるという事実について、取引先の担当者に電話などで直接説明しましょう。いきなり文面を送りつけるのではなく、「口頭で丁寧に依頼」することが大切です。相手の了解を得たうえで、祝い事の詳細を「文面にまとめ」、メールやFAXなどで先方に送付します。不明点がある場合の、問い合わせ先も付記しておくことも忘れないようにしましょう。

依頼に応じてもらった後の礼儀は忘れずに

祝電依頼に応じてくれた取引先には、お礼を忘れないようにしましょう。

またそうした取引先の一覧をリスト化しておき、今後同様の依頼があれば積極的に応じるべきです。

一方的に依頼するだけで終わり、という失礼な態度は絶対に避けなければなりません。

感謝の意を伝えることを忘れずに

取引先が祝電の依頼に応じてくれた場合は、後で感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。祝い事から2～3日以内など、出来る限り早く伝えるべきです。また、メールなどで済ませるよりも、電話や対面などで直接伝えるほうが、気持ちはより伝わります。

同様の依頼があった際には快く応じる

また祝電依頼に応じてくれた取引先をリスト化し、社内で共有しておきましょう。

そのうえで、その取引先から逆に祝電依頼を受けた場合には、出来る限り応じるべきです。

取引先への祝電依頼は相手の判断を尊重し丁寧に行おう

祝電を打つかは、本来自主的に判断すべきことなので、基本的には取引先の判断に任せるべきです。

それでも、特に親しい取引先などでぜひ依頼したい場合には、まず口頭で伝え、その後で文面で案内を送りましょう。

また依頼に応じていただいた後は忘れずに感謝の気持ちを伝え、同様の依頼が逆に来た際には積極的に応じるようにしましょう。以上のことを参考に祝電依頼を行いましょう。