資料送付・書類送付の案内メールの正しい書き方と例文【場面別】

資料送付

案内メールを送る目的とは

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今回は資料送付・書類送付を行った際の、案内メールについて見ていきます。案内メールは何かというと「資料・書類を送付したのでご確認ください」という旨のビジネスメールですね。では、その案内メールを送る目的は何なのでしょうか。

案内メールを送ると不安要素が消えるから

案内メールをなぜ送るかと言えば、簡潔に言うと「不安要素をなくすため」です。資料・書類を受け取る側は、いつ来るのか分からない状態で待っていますし、場合によっては「本当に届くのかどうか」さえ気にすることもあるでしょう。それは、大切な資料であればあるほどその傾向が強まるでしょう。

とは言え、電話で連絡してしまっては相手側の都合に配慮が行き届きません。そのため、いつでも確認可能、かつしっかりと確認できるメールで案内を送れば、相手側は安心するのです。

ビジネスメールに関する基本マナーでもありセールスとしても重要

以上のように、案内メールは、資料や書類を送付した後に「きちんと受取人のもとに届くかどうか」の心配を取り除くために送ります。スケジュール調整の際に、ダブルブッキングやドタキャンを防ぐために送るリマインドメールに少し似ていますね。

仕事をするときには、念には念を入れて、極力ミスやトラブルを防ぐためのビジネスメールを送るのが基本マナーです。仕事では何かをやりっ放しにせず、きちんと相手の返答を得て初めて完了と言えるので注意しましょう。

資料送付の方法は何があるか?

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そもそも資料を送付するときには、どのような方法が考えられるのでしょうか。資料送付・書類送付の方法によっては、それに伴う案内メールも形を変えてくることが考えられますので、しっかりと理解しておきましょう。営業職の場合は、一般的に資料送付・書類送付の機会が多いですが、他の職種でも必要に迫られることはあります。是非覚えておいてください。

書類送付は郵送が古典的

書類送付と言えば、従来から取り入れられている方法が郵送による送付です。郵送で送付する利点は、原本を送付できるという点です。そのため、現在でも資料送付・書類送付のときには、郵送での送付が行われる場面が多いですね。

添付ファイルとしてメールでの送付も可能

しかし近年では、資料を送付する際にメールで送る企業が増えています。何といってもその即時性が最大のメリットです。ほとんどの業界・職種において、何らかのかたちでメールを使用する機会があります。ですから、資料送付の手段としてもメールが利用するのは、時代の流れを考慮すると自然な流れですね。

資料送付・書類送付で気をつけるべき点とは

案内メールを送る目的と、資料送付・書類送付の方法について見ましたね。案内メールを確認する前にもう一点だけ知っておくべき事項があります。それは、資料送付・書類送付のときに気をつけるべきことです。一体何に気をつければいいのでしょうか。

送付するときは宛名を確認しよう

資料を送る際は、確実に宛名を確認しましょう。万が一、宛名に誤りがあった場合はせっかく案内メールを送っても、肝心の資料が届かないという事態に陥ります。根本的なことではありますが、そういった点も丁寧にクリアしましょう。

メールで送る際も宛先に注意

メールで送る際も、やはり宛先に注意することが大切です。誰に送るのかももちろん大切ですが、toで送るのか、あるいはccかbccかにも気をつけるべきです。適切な人に適切な方法で送らないと大変なことになります。最悪の場合、情報漏えいで取引中止なんてことにもなりかねません。

近年では、メディアリテラシー・ネットリテラシーという言葉があるように、情報の取り扱いについて議論が交わされています。それは、何も受け取り側だけではなく、送り手にも求められるスキルです。資料などを含んだ情報の取り扱いには十分に気をつけましょう。

書き方①:資料を郵送で別送する際の案内メール

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資料送付は郵送で別送したときに資料送付の案内メールを送るケースについてです。基本的には資料を発送したその日に案内メールを送ります。資料がお客様に届いてから送るのはマナーとしてよくありませんので注意してください。

例文:郵送での資料送付の案内メール

件名:【○○スクール】資料送付のご案内

△△ △△様

日頃より大変お世話になっております。

○○スクールの△△です。

この度は当スクールの資料をご請求いただきまして、誠にありがとうございます。

ご請求いただいた資料を本日発送致しましたのでご連絡いたします。

資料がお手元に届きましたら、内容をご確認の上、是非ともご検討のほど、宜しくお願いいたします。

送付内容:○○スクール説明資料 一式

発送日:×年×月×日

お問い合わせ番号:×××-×××-××××

ご不明点がございましたら、

こちらのメールアドレスにてお問い合わせください。

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

書き方②:メールに添付して資料送付する場合の案内

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メールに資料添付して資料送付する時の案内メールについてです。資料送付漏れや送付忘れをチェック出来るようにメールに資料を添付した旨を書くことをオススメします。また、送付する資料のファイル名もご注意ください。会社で保存している際のファイル名が必ずしもお客様にとってわかりやすいとは限りませんので、案内メールを出す前に確認が必要です。

例文:メールに添付して資料送付するときの案内

件名:○○の資料送付のご案内

○○株式会社

営業部 △△様

平素より大変お世話になります。

●●株式会社の▲▲です。

先日のお問い合わせに関する資料を、

メールの添付ファイルにてお送りいたします。

ご査収の程、よろしくお願いいたします。

何かご不明点がございましたら、お手数ではございますが、ご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。

書き方③:新規のお客様への資料送付の案内メール

新規のお客様からいただいた資料請求に対しての資料送付の案内メールについて紹介します。新規のお客様の場合、お礼と次につながる工夫をして案内メールを送る必要があります。例えば、キャンペーンのお知らせやクーポンを同封したり、案内メールで商品の魅力をアピールするなど工夫してみてください。

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例文:新規のお客様に送る資料送付の案内メール

件名:○○の資料送付のご案内

△△ △△様

初めまして、●●株式会社の▲▲と申します。

このたびは○○のカタログをご請求いただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、本日カタログをお送りいたしました。

手元に届きましたら、内容をご確認いただき、ぜひご検討のほど、宜しくお願いいたします。

当社の○○は業界No.1のシェアを誇っている商品でございます。

特に軽量でありながら、丈夫なボディとどんなシーンにも合うシンプルなデザインが好評を得ております。

また現在、初めてのお客様を対象に下記キャンペーンを開催しておりますので、合わせてご検討いただければと思います。

当商品に関して何かご不明点がございましたら、

お気軽にお問い合わせ頂ければと存じます。

資料送付・書類送付の案内メールは例文を参考に!お客様を不快にさせない正しい書き方で!

資料送付・書類送付の案内メールの書き方と例文について紹介してきましたが、いかがでしたでしょか。資料請求をしてきたお客様は少なからず、あなたの会社、商品に興味を持った方です。そのため、たかが案内メールと思わず、お客様を不快にさせず、さらに次につなげる工夫をしたビジネス向きのメール文を作成していきましょう。郵送の際もメールでの添付ファイルの際も、資料送付のメールは、会社の業績に関わる大事なビジネスメールです。この機会に資料送付メールのポイントを掴んでおきましょう。

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2017年7月27日ビジネス