上司からのメールに返信メールを書く時に今スグ使える感謝の一言〜ご返信・早速のお返事・早速のご対応など〜

2018年1月30日2020年3月31日上司, 返信

上司とのメールのやり取りでもマナーをしっかりと意識しよう

ビジネスの世界で社内、社外問わず信頼関係を構築していくためには、いかにコミュニケーションを円滑に進めていくかが求められます。大前提としては社内、社外問わず相手にとって気持ちの良いコミュニケーションを心がけること、相手よりも少しでも先回りをして考えてコミュニケーションをとることがポイントです。

今回は上司とのコミュニケーションを行う際により円滑に、かつ気持ちよくコミュニケーションをとるためのコツをお伝えします。社会人において社内コミュニケーションも重要なポイントになるため、是非とも頭に入れておきましょう。

上司からのメールへの返信で使える一言一覧

まず最初にご紹介するのが、上司からのメールの返信は「タイミングに合わせたお礼の一言」を活用するという点です。

これはどういうことかというと、上司からメールを貰ったときは、その内容だけでなくメールがどのタイミングで送られてきたメールなのかを確認して、時間帯などに合わせた言葉を選んでお礼メールとして返信する、という意味です。

上司からのメールが何時に送られたものなのか？ どのようなビジネスメールなのか？　これらをお礼のメールとして返信する際に把握しておけば、上司がどのような状況下でメールを送ってくれたのかが想像できます。

それにより、感謝やお礼の言葉も変えるのがビジネスマナーといえるのです。

①「朝早い時間にもらったメールに返信する場合」

・朝早くのメールありがとうございます

・早い時間にも関わらず、早急なご対応感謝いたします

・早朝でのご連絡ありがとうございます

②「夜遅い時間にもらったメールに返信する場合」

・深夜にも関わらずにご対応ありがとうございます

・遅い時間にご丁寧なメールをいただき、感謝いたします

・お忙しい中でのメールありがとうございます

③「自分が送ったメールへの早い返信に対する感謝」

・早速のご返信ありがとうございます

・素早いご対応に感謝いたします

・早急にお返事いただき、非常に助かります

お礼のメールを返信するときに使いたいフレーズ一覧

次にご紹介するのが、お礼のメールを返信するとき上司に使いたいお決まりフレーズです。

上司からもらったメールに対してお礼メールで返事をする際は、ビジネスメールとして使えるある程度決まったフレーズというものもあります。もしメールの内容に迷った場合は、こういった感謝の言葉を使えば問題はありませんから、覚えておきましょう。

基本的に、お礼の気持ちがしっかりとこもったメールであれば相手に伝わりますので、それほど神経質になる必要はありませんが、参考程度に頭に入れておけば、長いビジネスマン人生の中でいつか必ず役に立つはずです。

①「丁寧な感謝の言葉」

お礼メールの基本は感謝の言葉ですが、これは日常生活でもよく使う「ありがとうございます」でも十分丁寧な感謝の言葉ですが、さらに感謝の意を込めたい場合は、「誠に」や「本当に」などを頭につけるとよいです。丁寧な感謝の言葉として、上司からの印象はよいものとなるでしょう。

また、「感謝しております」という言葉もお礼メールの返信で使えるフレーズですからオススメです。

上司といっても、直属ではなく会社の中でもかなり高い地位にいる役職付きの人に対しては、丁寧なお礼の言い方として「心より感謝申し上げます」「感謝申し上げる次第です」などもあります。

とはいえ、直属の上司に対してここまで改まる必要もありませんから、メールを返信する相手によって使い分けをしましょう。

②「何らかの行為に対する感謝」

上司が何らかの対応をしてくださったことに対してお礼のメールを送る際は、感謝の言葉として次のようなフレーズがあります。

「お世話になりました」「お手数をおかけしました」「お気づかいありがとうございます」「ご配慮いただき、ありがとうございます」などがこれにあたります。

ビジネスメールでは、文末にこういった感謝の気持ちを添えるケースは非常に多いので、返信の際の基本的なお礼のフレーズは、しっかりと頭に入れておきましょう。

上司へのお礼のメールにおける返信のコツとは？

せっかく感謝の気持ちを込めて返信するお礼のメールですから、これまでのようにそのタイミングやフレーズをおさえておくのは元より、感謝の気持ちがより伝わる構成・書き方にすれば効果が高まるでしょう。

次に、上司へのお礼メールにおけるコツについてお伝えします。このテクニックを使うだけで感謝の気持ちが強調され、メールから格段とお礼の気持ちも上司へ伝わるはずです。

要点を簡潔にまとめ感謝の気持ちを際立たせる

お礼メールというものは、そもそも上司に取り急ぎ感謝を述べるためのビジネスメールですから、書き方として「内容は要点を絞って簡潔にまとめる」ようにしましょう。

大事なのは内容や言葉選びではなく、上司からのメールに対して「とにかく感謝の気持ちが伝わる」かどうかです。つまり、感謝を伝えるためには必要のない要素を削る、とい考えれば良いので、何に対するお礼かがわかれば問題ありません。

また、メールそのものの文章も数行にまとめるように意識するのが、お礼のメールを送る際に望ましい書き方です。

上司へ感謝のメール・お礼メールを返信する際の注意点

それでは最後に、上司へ感謝のメール・お礼メールを返信する際の注意点についても見ておきましょう。

これらのメールはビジネスメールである訳ですから、当然ながら感謝の気持ちを伝えればいいというものではありません。ビジネスにおけるマナーを守り返信する必要があるのです。

では一体、どういった点に注意して上司にメールを返信すれば良いのでしょうか？

感謝のメール・お礼のメールの返信は時間との勝負！

先ほども述べたように、感謝のメールやお礼のメールというのは上司の心遣いに対して、取り急ぎお礼を述べるためのメールです。とにかく時間を空けないようにするのが重要です。

経過する時間に反比例して、感謝やお礼の言葉が持つ効果は薄くなっていくと考えましょう。

もちろん、メールの中身は最低限のマナーを守った丁寧な文章である必要ありますが、あまりにもこだわりすぎて時間がかかっていては、そもそもお礼の意味がありません。上司に対するメールは早いレスポンスであるかどうかも大事なので、注意してください。

お礼のメールを上司に送る際のフレーズや書き方を覚えて返信しよう

今回は、感謝の返信メールに使える一言！お礼のメールを上司に送る際の書き方について見てきました。上司へのお礼といっても、堅苦しくならずに柔らかく素直な気持ちで返信した方が相手に感謝の気持ちが伝わり易いものです。どうやって返事をしていいのかわからない人は、今回まとめたフレーズや書き方を参考に、自分の気持ちを素直に文字に表して上司に返事をしましょう。

感謝の子持ちをお礼のメールとして返信するのとしないのでは、上司からの評価も変わってきます。但し、お礼メールや感謝メールを上司に返信する際に、時間を掛けてしまうのはNG。ビジネスメールでは迅速な対応が第一ですから、ビジネスマンとしてのマナーを守った感謝のメールを上司へ返信するのが吉です。