異動・転勤時の挨拶メールの書き方のコツと文例

2018年2月1日2020年3月31日異動, 転勤

異動・転勤をする際の挨拶メールの書き方とは

転勤や異動をする際の挨拶メールは、自分や自社の状況が変わったときに書きます。そのままの事実やただ変化を知らせるだけでは当然NG。転勤や異動のときに送る挨拶メールの目的は、今後もお互いがよりよい関係性を保つためだと心得ましょう。

そうなると、忘れてはならないのは「感謝の言葉」だと気づきませんか？「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れないのが、転勤時の異動挨拶メールの基本中の基本です。

挨拶メールで同じ内容を一斉送信するのはマナー違反！

転勤時や異動の際に送る挨拶メールにおいては、一件メールを作成し、BCCを使いお客様だったり取引先に一斉に送信する人がいます。この方法で異動挨拶メールを送ると、一回の送信で済むので効率的と言えなくもありません。

しかし、挨拶の連絡は特に礼儀を重んじるものです。本来なら直接足を運んで、転勤や異動の挨拶をするところをメールや文書で知らせるのですから、多少時間をとられたとしても「礼儀」だけはしっかりと尽くすようにするべきでしょう。極端に言えば、転勤や異動時の挨拶メールは送信先ひとつひとつ毎に文面を変えるのがベストだと言えます。

転勤や異動の挨拶メールは「一部分のみ」書き換えるのが一般的

転勤時や異動の際に送る挨拶メールは、一件作成しておき、送信する相手ごとにメール本文の「一部分のみ」を変えていくようにするのが一般的です。その一部分に記載するのは、簡単に言うと相手との思い出を書き込むところです。時折、自分の思い出を切々と書き連ねている人がいますが、情緒的すぎるも考え物です。あくまでもビジネスメールと捉え、脱線しないように気を付けましょう。

「定型文」と思われない転勤や異動の挨拶メール文例

【文例】

拝啓

新緑が風に薫る季節となりました。皆様におかれましてはますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、私こと

去る9月26日をもちまして佐貫商事　高松支店営業二課勤務を命じられ過日赴任いたしました。

岡崎支店営業部在任中におきましては、お世話になり厚く御礼申し上げます。

これからは営業の第一線として消費者の声を聞くことになります。商品やサービスに少しでも活かすことができればと胸ふくらむ思いです。また、当地は気候に恵まれた美しい場所ですので、仕事外のコミュニケーションにも、これまで以上に熱心に取り組みたいと考えています。

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

平成△△年△△月△△日

●●商事●●支店営業ニ課

〒郵便番号　●●市●●町△-△-△

電話. △△△−△△△−△△△

■■■■(フルネーム)

異動や転勤の挨拶メールに使えるフレーズ集

転勤や異動の挨拶メールで使えるフレーズをまとめてみました。転勤・異動挨拶メールは、基本的にはビジネスメールのひとつです。そのため、よほど親睦の深い間柄ではない限り、異動挨拶メールには下記に挙げているフレーズを使いまわすようにしましょう。

また後任への引き継ぎがある場合など、そういった情報の記載も転勤・異動の挨拶メールでは忘れてはいけません。

挨拶メールで使えるフレーズと言い回し方一覧

■「△△へ異動しました」：3月1日をもちまして、総務部へ異動しました。

■「～へ配属されました」：この度、総務部に配属されました△△と申します。

■「～勤務となりました」：1月6日付けをもちまして、福岡営業所に勤務することになりました。

■「担当になりました」：後任としまして、私が貴社の担当になりました。どうぞよろしくお願い致しします。

■「△△の転勤にともない、」：後任として私が担当することとなりました △△の転勤にともない、後任として私△△が貴社を担当することとなりました。

■「後任として△△が担当することになりました」：私の後任として△△が担当することになりました。

■「後任として△△が～することになりますので、よろしくお引き回しのほどお願い申し上げます」：後任として△△が御社にお伺いすることになりますので、よろしくお引き回しのほどお願い申し上げます。

■「私同様、よろしくお願い申し上げます」：後任として△△が担当致しますので、私同様、よろしくお願い申し上げます。

■「私同様、ご指導、ご鞭撻のほどお願い申し上げます」：今後は後任として△△が代わって御社のご用命を承りますので私同様に、ご指導、ご鞭撻の程お願い申し上げます。

異動や転勤の挨拶メール作成時に役立つ文例集

それでは、転勤・異動の挨拶メール作成のために文例を3パターン見ていきましょう。いずれの異動の挨拶メールにも共通している一般的な挨拶メールの内容として、併せて3つの要素を念頭に入れておいてください。

まず、いつ・どこに異動になったのかを明記します。一番伝えるべき内容ですから当然ですね。そして、署名にも異動先の住所や連絡先、部署や新しい役職などの記載も必ずするようにしましょう。今後も業務上でつながりを持っていく場合は、「今後とも変わらぬお付き合いを…」などのメッセージを添えつつ、引き続きの関係維持の意思を伝えてください。

挨拶メールの文例① 転勤または転任

【文例】

転勤・転任のご挨拶

件名：転勤のご挨拶

△△株式会社

営業部　△△様

平素よりお世話になっております。

△△株式会社・総務部の佐藤です。

さて、この度、△月△△日付けで

人事異動により、青森支店勤務を命じられ、

このほど着任致しました。

△△支店在勤中は、

公私にわたり大変お世話になり感謝しております。

誠にありがとうございました。

開設されたばかりの△△支店におきましても

心を新たにして社員一同精進して参りますので

今後とも一層のご指導をうけたまわりますよう

お願い申し上げます。

お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄り下さい。

まずはご挨拶かたがたお知らせ申し上げます。

挨拶メールの文例② 担当変更

【文例】

△△有限会社

△△様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の△△△△です。

さて、この度人事異動に伴い、△△月△△日より

弊社△△が新たに担当させて頂くこととなりました。

近々、後任の△△と共にご挨拶にお伺いしますが、

取り急ぎメールにてお知らせ申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－－

△△△△△△

メール：　△△△△△△＠example.com

ＴＥＬ：　03-2345-△△△△

－－－－－－－－－－－－－－－－

△△月△△日(△)以降は、△△へご連絡ください。

担当者変更に伴いまして、△△様にご迷惑をおかけすることのないよう、

十分配慮致しますので、今後ともどうぞよろしくお願い致します。

挨拶メールの文例③ 着任

【文例】

着任挨拶・連絡

件名：着任のご挨拶

△△有限会社

経理部　△△様

平素よりお世話になっております。

○○株式会社・制作部の藤村です。

さて、このたび人事異動により、

△△月△△日付けで大阪支店営業部勤務となり

着任致しました。

△△支店在勤中は、

△△様はじめ、経理部のみなさま方には大変お世話になりました。

とても貴重な経験と共に、充実した7年間を過ごすことができました。

ここに改めて感謝申しあげます。

新任地におきましても

心を新たにして頑張りたいと思いますので

今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう

お願い申しあげます。

まずは略儀ながらメールにて

ご挨拶申しあげます。

転勤時・異動の挨拶メールは相手によって文面の一部を変えたり言い回しを工夫して送ろう

転勤時・異動の際に送る挨拶メールの書き方のコツと、文例をご紹介しました。転勤時・異動の挨拶メールは「細かな配慮」と「マナー」が大事です。この記事では転勤辞令を受けた際の異動の挨拶メールについてまとめてみましたが、異動の挨拶メールは「ビジネスメール」です。親しい間柄だとしても、基本的には砕けた表現を使わないようにしましょう。

また異動の挨拶メールを作成する際は、細かな言葉の遣い方にも注意して行かなくてはなりません。ここで挙げたフレーズや例文を参考にし、社会人として恥ずかしくない転勤・異動の挨拶メールの作成と、送信先の相手への配慮をしっかりと持って送るようにしましょう。