【最後に文例も！】納会のお知らせメールを送る際のマナーと注意点

2018年2月1日2020年4月8日お知らせメール, 納会

年末は納会ラッシュの時期

年の瀬もせまってくると、納会や忘年会の季節です。とくにビジネス関係では、社内や、社外の人を招待しての納会を開催するところも多いでしょう。こういったときに、ぬかりなくやりたいのが、納会のお知らせメールです。

納会のお知らせはメールだけでもよい？

納会のお知らせメールには、取り急ぎ日程を押さえる、という意味合いがあります。なので、本来であれば、その後に納会の案内状を送るのがよいでしょう。

しかし、親しい間柄の取引先であれば、最近は、納会のお知らせはメールだけで、というところも多いでしょう。そういった場合も、できるだけ丁寧なメールで送りたいものです。

納会のお知らせをするときの注意点

こういった多忙な時期、お知らせメールを送るのは、先方の予定を早く押さえる、という意味もあります。できるだけ、早めの連絡を心がけましょう。

また、納会の連絡だということが、相手に分かりやすいよう、メールの件名についても、工夫をするようにしましょう。「○○の納会」、ということが分かるようにしておくとよいでしょう。

社内の納会の場合

社内の納会の場合であっても、お知らせのメールは、できるだけ早く送るように心がけましょう。接待など、特に上司は、年末は忙しいものです。

社内の納会でも、挨拶をお願いしたりしないといけないようになりますので、その予定を確保するためにもできるだけ早く案内をしましょう。必要であれば、日程が決まった段階で、まず一報を入れるのもよいでしょう。

納会のお知らせを送ろう

納会のお知らせをするメールでは、日時や場所が明確に分かるようにすることが大切です。また、年末の挨拶も兼ねたものとなりますので、それだけではなく、そこに時事の挨拶などを加えていくとよいでしょう。以下の文例を参考にしてみてください。

納会のお知らせメールの文例

拝啓　師走の候、皆様にはますますご壮健のことと存じます。平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。さて、年内もいよいよ押し迫り、締めの時期となりました。

つきましては、弊社主催の納会を下記により催します。ご多忙の折ではございますが、ぜひご参加くださいますようご連絡をさせていただきます。是非ご参加をご検討くださいますよう、お願い申し上げます。まずはご案内まで。

納会のお知らせメールは早めかつシンプルに！

納会のお知らせメールを送るときには、ある程度の礼儀は必要です。まずは先方も忙しいということを配慮して早めにお知らせを送るようにしましょう。大切なのは、納会の趣旨、日時を明確に伝えること、そして相手に来てもらいたいという気持ちを伝えることにあります。

あまり長くなりすぎないよう、必要な時候の挨拶を踏まえたうえで、シンプルに伝えるようにしましょう。