盗難報告書の書き方と例文

2016年12月6日2020年3月31日盗難報告書

盗難報告書の書き方と例文①：あなたの落ち度を責める訳ではないので「いつ・どこで・誰が・何を盗まれた」を明確に書く

盗難報告書の書き方のポイントは、「いつ、どこで、誰が、何を盗まれた」を明確に書くことです。盗難被害にあったとき、悪いのはもちろん犯人ですが、社内ではあなたの管理責任が問われることは間違いありません。そのため、できるだけ被害状況を過小評価した書き方をしたいという欲求が生まれますが、盗難報告書を書く時には、この誘惑に負けてはいけません。盗難報告書はあなたの落ち度を責めるためのものではありません。被害状況を正確に把握した書き方をすることで、会社としてしかるべき処置をとるための書類です。

被害を最小限にとどめるために盗難報告書には事実をそのまま記入する

被害状況を正しく書かなかった場合、会社は被害状況を見誤ってしまいます。その結果書き方によっては、さらに被害が拡大してしまうこともあります。被害を最小限にとどめるためにも、盗難報告書には事実をそのまま記入しましょう。次では、盗難報告書の例文の書き方を紹介します。

盗難報告書の書き方と例文②：ありのままの被害状況を事細かに説明する

会社の備品を盗難されたときの書き方と例文を紹介します。

「今回、事務所内で使用している顧客情報管理用のパソコン1台が盗難被害にあいました。前日午後10時過ぎ、○○部長が事務所の施錠を行いました。このときには、パソコンは事務所内にありました。翌日の午前7時頃、出勤した○○部長が事務所の鍵を解錠しようとしたところ鍵が壊されていることを発見。事務所内に入ったところ、パソコンがないことに気付きました。」

書き方としては、このようにまずは被害状況をありのままに説明する事から始めましょう。

盗難された備品やパソコンに入っていた顧客情報など具体的に状況を説明する

その後このように続けます。

その後、○○部長が警察に通報しました。盗難にあったパソコンは、管理番号△△△△、型式××で、被害額は10万円相当です。パソコンには顧客情報100人分が入っています。パソコンはパスワードでロックしています。」

盗難された備品やパソコンに入っていた顧客情報など具体的に状況を説明しましょう。

盗難報告書の書き方と例文③：会社が受ける損失である盗難された備品の価値や顧客情報を詳細に書く

まず、被害状況を報告します。これは、後で鍵の改善などに役立てるので詳しく書きましょう。盗難された備品では、そのものの価値と、それがなくなったことで会社が受ける損失、両方を書きましょう。例文では、パソコンの型式や被害額が盗難された備品そのものの価値、パソコンに入っていた顧客情報が、会社が受ける損失になります。会社としては、後者の方が重要なので、何人分の顧客情報なのか、パソコンにはロックがかかっているのかについては詳細に書きましょう。

警察から捜査の進行状況などを聞いたときは合わせて書くようにする

警察から捜査の進行状況などを聞いたときには、それも合わせて書きます。たとえば、

「警察の捜査により、犯行時間は午前0時～2時の間と判明。鍵付近から社員と一致しない指紋が検出されたことから、今後はこの指紋を手がかりに犯人を探すということです。」

という書き方です。

盗難報告書の書き方では謝罪や懺悔を行う必要はなく被害状況を分かりやすく書く事が被害の縮小につながる

以上が、盗難報告書の書き方と例文についてです。盗難報告書を書く時は、気が動転していたり、落ち込んでいたりとなかなか冷静な気持ちになれないかもしれませんが、書く前に深呼吸をして気分を落ち着かせてから、書き始めましょう。盗難報告書で謝罪や懺悔を行う必要はありません。それよりも、事実が分かりやすい書き方になるように心がけましょう。