上司や目上の人への返信メールで覚えるべき件名マナー

上司, 件名

ビジネスメールの件名の基本的なマナー

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まずは、ビジネスメール全般において、件名はどのように付けるのがマナーなのか触れておきましょう。

毎日膨大なメールが送られてくるビジネスパーソンにとって、件名の付け方は非常に重要です。件名を見て優先順位をつける人もいるでしょう。

件名を見ただけでメールの内容が把握できるよう、簡潔で分かりやすいのが大原則です。

文字数は「20文字以内」

長すぎると読みにくかったり、途中で途切れてしまったりする恐れがあります。瞬時に理解できる文字量は20文字以内と言われています。相手が流し読みしても分かるように20以内で簡潔にまとめるようにしましょう。

「日にち」「本文の内容」「自分名前」を入れる

先にも述べたように、件名だけで、本文の内容が分かるようにしておくことが理想です。

「会議のお知らせ」では、本文を読まないと具体的な内容を知ることができません。「本日のキックオフ会議のアジェンダ(名前)』であれば、なんのことを言っているのか理解できます。

【重要】や【緊急】を使う

もし、重要な内容や至急対応を要する場合は【重要】や【緊急】、【要返信】といった表現を件名の頭につけるとより分かりやすいでしょう。

しかし、多用することは避けます。

ちょっとした案件でも【重要】などと使っていては、信頼性が薄れ、本当に重要な案件のときにスルーされてしまう可能性があるからです。

「Re:」の処理はどうすべき?

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さて、では上司からのメールに返信する際の件名の付け方について見ていきましょう。最初に悩むのは『Re:』の処理ではないでしょうか。その都度その都度消して返信するべき?気になるところです。

「Re:」は残してOK

結論から申しますと、「Re:」は残しておくのが正解です。

「Re:」を残しておくことで受信した方も返信メールであるとすぐに認識することができます。転送メールに付く「Fw:」も同様です。これらを残しておくことが失礼に当たることは全くありません。

連続した「Re:」は削除する

使用している電子メールの種類にもよりますが、何度もメールをやり取りしていると「Re:」が続いて肝心の件名が見えないという場合があります。そのときは余計な「Re:」は削除した方が良いでしょう。

「分かりやすくて見やすい」が重要です。

件名の変更は臨機応変に

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「Re:」を残すことは分かりましたが、送られてきたメールの件名は変えるべきなのでしょうか。

これは必ずこうすべきといった決まりはありません。相手やメールの内容によって臨機応変に対応することが必要になってきます。

1対1ならそのままでOK

上司と自分の2人でやりとりしているメールなら件名を特に変更する必要はないでしょう。むしろ、上司にとっても自分が出したままの件名で返信してもらった方がすぐに理解しやすいはずです。本文も削除せず履歴が残ったまま返信して問題ありません。

相手が変えるタイプならそれに合わせる

相手に合わせるというのもひとつの方法です。返信メールであっても相手が件名を変更してくる場合はあなたも変えて返信すればいいですし、相手がそのまま送ってくるならあなたもそのまま返せばOKです。

あなたの初めに返信する場合は、自分の基準で返信して構いません。

複数の宛先で送信されたメールの場合は名前を入れる

上司から複数の社員に送信され、個々に返信が必要なメールの場合(アンケートなど)は件名の最後に名前を入れておくと親切かもしれません。

受信先を見れば相手が誰かわかりますが、件名に入れておいた方が瞬時に認識しやすいですし、メールを開いても分かるのでミスも起きにくいでしょう。

上司への返信メールにおける件名の付け方に関するまとめ

上司からの返信メールの件名の処理ですが、総合的に言うならば、読みやすさと分かりやすさが大切ではないでしょうか?

今回紹介した内容を基本事項として返信メールを送っていただければ問題ありません。しかし、ビジネスではマニュアル化できない場面があるもの事実。臨機応変な対処が必要なことも少なからずあります。

多くのケースを経験し、様々な方法を習得していってください。

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2017年9月29日ビジネス